Jummp’s Blog

Una cosa que he aprendido desde que comencé a trabajar es que la productividad crece si se consiguen introducir períodos de descanso y de desconexión a lo largo del día y de la semana. He tardado mucho en aprender la lección y todavía sigo cayendo en muchas ocasiones en el error de no parar y tener siempre en la cabeza tareas que tengo pendientes de realizar o problemas sobre los que hay que intentar buscar una solución. Cuando esto sucede la culpa es exclusivamente mía, aunque mi profesión dificulte en demasiadas ocasiones el proceso de desconexión.

Es necesario para poder renovar las ideas y para fomentar la creatividad tener períodos de descanso, no puedo dar una fórmula sobre cuando es más apropiado tomar esos descansos, ya que cada persona es un mundo y conoce cuáles son sus límites y cuáles son sus necesidades. Acumular horas y más horas de trabajo sin dedicarnos un mínimo de tiempo, termina tarde o temprano pasando factura y cada vez se es menos productivo debido al cansancio y porque el trabajo cada vez más genera más ansiedad y menos satisfacción.

Es cierto que no siempre somos dueños de nuestro tiempo y que las circunstancias laborales y el entorno pueden provocar que buscar esos oasis de tiempo sea complicado, pero aunque sea difícil necesitamos buscar ese resquicio de aire fresco que proporciona descansar y desconectar, ese oasis permitirá que al ser más productivos y saber valorar mejor el tiempo, se consiga cada vez encontrar con más facilidad ese paréntesis tan necesario para cada uno de nosotros.

La respuesta a muchos problemas que se presentan en el trabajo se resuelven a partir de la creatividad, si ésta se ve anulada por el cansancio quiere decir que no seremos capaces de resolver esos problemas, que los resolveremos peor o que tardaremos más en resolverlo, lo que a su vez genera más trabajo y se cae en un círculo vicioso de difícil salida. Si echar más y más horas no permite salir de esta laberinto, ¿por qué no probar a descansar y desconectar un poco más y ver cuáles son los resultados?.

Dentro de la gestión del tiempo y de la productividad, existe una regla denominada “Regla de los dos minutos” que dice que toda aquella tarea que llegue, cuyo tiempo estimado de ejecución sea de dos minutos o inferior, se realice de forma inmediata, ya que el coste de mantener dicha tarea en el listado de pendientes es superior al coste que tendría su ejecución al instante. Además, nos da la sensación de avance en el trabajo, un intangible que ayuda muy mucho a nuestra productividad personal.

La regla de los dos minutos es muy simple y trato de ejecutarla siempre que me es posible y los resultados están siendo satisfactorios.

Como acabo de comentar mantener una tarea en el listado de pendientes (ya sea este listado físico, digital o mental) tiene un overhead, que es la suma de una serie de tiempos (algunos, en función de la tarea, pueden no existir o ser poco significativos): el tiempo de anotación de la tarea, el tiempo que se necesite para reorganizar o repriorizar la tarea conforme vayan llegando otras, el tiempo que mentalmente se dedica a dar vueltas a esa tarea que todavía no se ha ejecutado, el tiempo que se requiere para contestar a aquellas personas que demandan la realización de la tarea o preguntan por la misma, etc…

Estos tiempos pueden hacer que en muchos casos el overhead supere incluso al tiempo que se requiere para realizar la tarea. Por eso, independientemente de que exista una regla muy probada y que por tanto produce buenos resultados, como es la de los dos minutos, es conveniente, siempre que sea posible, dar salida con la mayor celeridad posible a aquellas tareas que tengan corta duración o bien que teniendo una duración mayor llevan mucho tiempo encoladas.

Unos de los principales inconvenientes que tengo en el desempeño de mi trabajo (y debo ponerle remedio algún día) consiste en la gran variedad de tareas que realizo, que van desde tareas muy operativas hasta tareas que están muy por encima de mi puesto de jefe de proyectos.

El inconveniente no trata de que no me guste realizar esas tareas, antes al contrario, tanto las operativas como las de alto nivel me gustan muchísimo, cada una me aporta cosas, las primeras me permiten no perder el pulso del trabajo del día a día, de estar inmiscuido en los procesos, en el trato con los usuarios, con mis compañeros y las segundas intentar llevar a la práctica mis esquemas mentales de cómo deben hacerse determinadas cosas. El inconveniente es que en demasiadas ocasiones ambas cosas me restan tiempo para mi trabajo como jefe de proyectos y también en demasiadas ocasiones la proporción de tiempo que dedico a tareas de carácter operativo supera con creces a las tareas de nivel táctico y estratégico. Por este motivo necesariamente y ya lo llevo aplicando desde hace un tiempo, voy desligándome poco a poco de las tareas de carácter operativo, lo que repercute en una mayor disponibilidad de tiempo para las tareas de jefe de proyectos y aquellas otras tareas que me tienen encomendadas en mi departamento.

Un aspecto importante, los que hayáis leído mi artículo sobre los roles de las personas en las organizaciones, podréis ver una contradicción entre el contenido del mismo y lo que comento en este post y en el caso personal que acabo de comentar. Sobre esto comentar algunas cosas:

- Aunque es cierto que la realización de otro tipo de tareas me quitan tiempo, la parte fundamental y nuclear de las tareas que realizo están relacionadas con la dirección de proyectos informáticos, siendo para mi prioritario la realización de las mismas.

- Entre el negro y el blanco, hay toda una escala de colores. Asumir un rol no debe implicar falta de flexibilidad para realizar o asumir otras tareas de forma puntual o con una mayor persistencia en el tiempo, sino el ser consciente que el nuevo rol debe ser la porción más importante de la jornada laboral.

- La organización a la que pertenezco tiene muy poca flexibilidad, por lo que muchas de las tareas que realizo, las hago para cubrir huecos no cubiertos en procesos y apoyar la realización de determinadas tareas para los que no existen puestos de trabajo específicos en mi organización.

Existen determinadas tareas de vez en cuando tengo que realizar que no las puedo ejecutar de forma eficiente (sobre todo en términos de tiempo) en mi puesto de trabajo, ya que requieren de un nivel de concentración superior al umbral máximo que puedo alcanzar en el mismo.

En estos casos, la única solución es el aislamiento, en mi caso tengo la suerte de que me permiten realizar estas tareas desde casa y poder compensarlo después, en otras situaciones eso no será posible (por ejemplo porque por políticas de empresa no se permita), pero por lo menos habría que arbitrar algún mecanismo para ofrecerle al trabajador ese entorno que durante un tiempo necesita para poder hacer frente a una tarea que requiere un alto nivel de concentración. Como es lógico el trabajador, cuando se encuentre en este tipo de situaciones, debe hablar con su jefe para exponerle la necesidad (otra cosa será que te den una solución, pero si no se pide, seguro que la solución no llega).

En estos casos ganan las dos partes organización y trabajador, ya que permite el desempeño de esas tareas concretas con una mayor productividad, por lo que la primera (que debe ser la mayor interesada) en intentar conseguir siempre el mayor nivel de productividad, no debería poner reparos en proporcionar los medios adecuados para poder ejecutar este tipo de tareas en las circunstancias más óptimas posibles.

Otra de mis asignaturas pendientes en el ámbito laboral es reducir mi procrastinación, es decir, la tendencia de dejar cosas para mañana que puedo resolver hoy. Bien es cierto que he mejorado mucho en este aspecto, pero todavía tengo margen de mejora.

En muchos casos la procrastinación llega por la aplicación de ese famoso dicho de “deja para mañana lo que puedas hacer hoy”. En mi caso la procrastinación no se produce por eso, sino por la tendencia a postergar la realización de tareas que me gusta menos hacer.

Es muy humano centrarnos en lo que nos gusta y evitar lo que nos gusta menos, somos así y yo no iba a ser una excepción, no obstante, lo que sí he conseguido aprender es que tarde o temprano las cosas que retrasamos su ejecución se tienen que hacer y este retraso, en ocasiones, causa más problemas y más quebraderos de cabeza que si se hubiera ejecutado la tarea sin más, voy más lejos, en ocasiones, genera mucho más trabajo “no agradable” que el que hubiera tenido que hacer si la tarea la hubiera abordado cuando debiera.

Lo que sí tengo claro es que además de seguir reduciendo mi procrastinación, es que no hay que obsesionarse con ello una vez que se es consciente de que la productividad mejora conforme reducimos la procrastinación, es decir, una vez que somos conscientes de que hay que mejorar en este sentido. Por tanto la toma de conciencia del problema, terminará poco a poco por ir resolviéndolo (tal vez no de forma completa, pero sí de forma que se noten beneficios).

¿Por qué digo de que no hay que obsesionarse? Pues porque puede ser peor el remedio que la enfermedad, la obsesión por llevar todo al día provoca stress y como consecuencia la típica sensación de bloqueo (hay veces que por necesidad en el trabajo hay que llevar las cosas completamente al día, pero esto solo es mantenible en períodos razonables de tiempo, más allá de esto, los resultados son más negativos que positivos). Por tanto, en ocasiones procrastinar puede ser beneficioso (si uno está muy saturado y puede dejar una tarea para mañana (o pasado) que no resulta prioritaria y que no apetece hacer, ¿por qué no realizar otra aunque sea incluso menos prioritaria pero que se nos apetezca más?).

Hay muchas personas, entre las que me encuentro, que las interrupciones controladas (la lectura de correos electrónicos recibidos, por ejemplo), ayudan en determinadas circunstancias a mantener la concentración (también es cierto que en mi caso, hay ciertas tareas que para poder ejecutarlas bien, necesito desconectarme de todo y dedicarme exclusivamente a esa tarea).

Sin embargo, las interrupciones constantes, sobre temas diversos, en muchos casos que no tienen absolutamente nada que ver con lo que estás haciendo en ese momento, son las pueden terminar por arruinar una mañana de trabajo, ya que al tiempo de la interrupción, hay que añadir el tiempo necesario para volver a retomar lo que estás haciendo, ya que volver a enfocar la atención en un tema no es inmediato.

El problema de las interrupciones está en que todos nosotros pensamos que lo nuestro es lo más urgente y no puede esperar y claro cuando surge una consulta con alguien, si tenemos la posibilidad le hacemos una visita a su mesa o le hacemos una llamada telefónica.

Existen diversas formas de reducir las interrupciones que van desde hacerte totalmente inaccesible (es decir, se establecen pocas vías de contacto, la mayoría asíncronas) a planificar las interrupciones (solo recibo llamadas en tal rango de horas, solo recibo visitas tal día y a tales horas, tales tipo de consultas o peticiones las recibo por este medio, estas otras por este otro, etc…). Ambos casos tienen un problema y es la falta de flexibilidad, ya que sí que hay ocasiones, donde las consultas son algo urgente y no pueden estar sometidas a ese corsé.

En resumidas cuentas, las interrupciones pueden suponer un problema y su solución no es nada sencilla: hay que evitar la barra libre de interrupciones y tampoco meterse en un búnker. Lo importante es el equilibrio, y para conseguirlo se necesita disciplina personal y que la organización o departamento en el que trabajas ponga una serie de normas. En mi caso me tengo que aplicar el cuento de la disciplina personal (a lo que tengo que sumar aprender a decir más veces no) y que en mi departamento se hagan efectivas una serie de políticas.

Otras de las cosas que suelo hacer antes de irme de vacaciones es avisar a mi entorno laboral, a los directores usuarios, a mis diferentes interlocutores de los proveedores y al grupo de usuarios más activo, cuándo comienzan y cuando terminan mis vacaciones y quiénes son las personas de contacto con las que se tienen que comunicar en mi ausencia en el caso de que sea necesario. De esta forma se reducen las posibilidades de que tengan que ponerse en contacto conmigo por teléfono durante las vacaciones y por otro se evita pérdidas de tiempo por parte de las personas a las que aviso ya que por un lado saben que no estoy y por otro saben con quién tienen que ponerse en contacto, de esta forma no tienen que andar de un lado para otro preguntando quién se encarga de esto o enviando correos que tal vez tarden en tener respuesta.

Sé que hay mucha gente que no le gusta pregonar cuál es su período vacacional y lo respeto, simplemente lo que comento es algo que llevo a la práctica, que me da buenos resultados y que por lo tanto aconsejo. Además es algo que da (en mi opinión) buena imagen, ya que las personas de contacto pueden comprobar que existe una continuidad en el servicio y que ésta ha sido propiciada de forma proactiva.

Otra de las cosas que suelo hacer antes de irme de vacaciones es dejar por escrito a las diferentes personas de contacto en cada proyecto la lista de tareas que me gustaría que se realizasen mientras estoy de vacaciones.

Pese a que ya lo sepan, pese a que lo haya repetido en diferentes ocasiones, nunca está de más dejar constancia por escrito (un correo electrónico vale), ya que por un lado sirve de referencia tras la vuelta, para verificar qué se ha hecho durante la ausencia y cómo están las cosas y por otro, también sirve de ayuda a quién tiene que ejecutar las tareas para saber lo que se espera de ellos en un plazo de tiempo determinado.

Realmente el esfuerzo que se tiene que dedicar a hacer la lista no es excesivo, para los buenos resultado que se obtienen gracias a la misma.

Una de las cosas que suelo hacer antes de irme de vacaciones es dejar preparada mi agenda para después de las mismas, con el objeto de retomar los temas y ponerme al día los antes posible.

También sirve para que determinados proyectos que avanzan más lentos durante las vacaciones vuelvan a su ritmo habitual.

Es cierto, que después de una vacaciones resulta complicado volver de repente a un ritmo alto, por ese motivo, y aprendiendo de errores precedentes, intento dejar algunos días entre medio sin reuniones, con el objeto de organizar mi trabajo, despachar tareas y resolver algunas que tengo que realizar yo directamente.

La historia no consiste en reunirse por reunirse, ya que eso no resulta nada productivo, sino en reunirse con un orden del día (o incluso un guión) ya fijado y si la reunión es de seguimiento tener claros los objetivos que se van a revisar en la misma.

Ayer me volvió a pasar. Tengo muchas tareas que quiero dejar listas antes de irme de vacaciones, tantas y tan distintas que no sabía por donde empezar. Finalmente tomé la mejor decisión que se puede tomar en estos casos y es dejar de pensar en todo lo que tengo que hacer y ponerme manos a la obra. Gracias a eso, la lista de tareas pendientes que tengo para hoy es menor que la de ayer, ¿qué hoy saldrán cosas nuevas y tal vez tenga otra vez la pelota igual de grande? Probablemente, pero será más pequeña que si en lugar de ponerme a hacer, hubiera seguido pensando en todo lo que tenía por delante.

Está bien pensar en la carga de trabajo, si sirve para organizar las tareas (de hecho debería ser algo imprescindible), es decir, está bien pensar en cómo abordar el trabajo, en pensar cómo hacerlo (en definitiva, pensar en el contenido), pero es un error pensar en el continente, en la bola de nieve en que se convierte el trabajo pendiente, cada vez más grande , en todo lo que hay que hacer, ya que provoca bloqueos, el bloqueo a su vez es improductivo, lo que a su vez hace que la bola siga creciendo.