Jummp’s Blog

¿Persistirá la información digital que actualmente se encuentra dispersa en infinidad de soportes?, en el caso de que persista, ¿se dispondrán de los medios adecuados para leer e interpretar dicha información?. Si no se hace nada al respecto, esta era (la actual) será una época oscura sobre la que no quedó rastro de lo que sucedió en la misma, si se intenta buscar información de la misma dentro de miles de años. Sobre esta base gira el documental “La oscura era digital” (del año 2003) que tuve la oportunidad de ver hace unos días.

Pese a que vi el documental desde una posición un tanto excéptica a sus plantemientos (ya que me pareció excesivamente alarmante, teniendo en cuenta de que gran parte de la información (y mucha de ella muy relevante) sigue (y seguirá teniendo aunque cada vez menos), su reflejo en medios físicos: libros, periódicos, etc…) y que tardé en abrir un poco la mente, al final me quedé con la moraleja de que es necesario de alguna manera buscar la persistencia de la información, pensando en ella no como un bien que necesito mantener en el presente, sino como un bien que se necesita consultar en un futuro (mirando este como algo a muy largo plazo), para ello no basta solo con almacenar los bits de información (que ya de por sí es algo costoso, no solo por su mantenimiento, sino por la sucesiva migración de los soportes que los contienen (la tecnología tiene eso, un avance continuo y progresivo que hace que cada cierto tiempo aparezca una nueva que desbanca a la anterior)), sino que además es necesario persistir la manera en que se interpreta ese conjunto de ceros y unos (sin esas interpretaciones no tenemos nada, simplemente ceros y unos sin sentido)).

Para poder persistir esa interpretación existen diversas posibilidades como por ejemplo almacenar el conjunto de programas y aplicaciones informáticos que permiten interpretarlos (sería algo así como tener un Arca de Noé de software), algo que es complejo debido a la gran cantidad de software que se genera y manteniente a lo que hay que sumar que también habría que almacenar en el arca los sistemas operativos sobre los que funcionaban y una emulación de cada uno de los sistemas físicos que lo soportaban (o disponer de un Arca de Noé del hardware). No obstante, la posibilidad más lógica es persistir la especificación de los formatos de los ficheros lógicos, para ello en primer lugar los formatos deben ser abiertos y por tanto conocidos (sin formatos abiertos esta posibilidad no existe para gran cantidad de información digital, de hecho, gran parte de la información almacenada en formato digital corre el riesgo de no ser interpretada en un futuro, al no ser abiertos sus formatos (lo que hace que o se tiene el software que lo interpretaba (Arca de Noé del software) o no hay nada que hacer (salvo intentar descifrarlo, algo que puede resultar bastante costoso)).

Tras la visión del documental, tengo más claro que nunca que debemos dirigirnos lo más rápido posible al uso de software que permita almacenar ficheros (audio, video, texto, imágenes, etc, etc, etc….) siguiendo especificaciones abiertas, de hecho a la mañana siguiente solicité una serie de modificaciones en el libro blanco de desarrollo de mi organización en lo que se refiere a la documentación de los proyectos (más adelante, no depende de mi, intentaré abordar un tema más complejo como es el de la información documental generada por los sistemas de información, ya que ésta también deberá seguir la filosofía de utilizar soluciones que tengan especificaciones abiertas).

Si importante es un análisis de requisitos, no menos importante es hacer un buen modelo de datos.

Hacer un buen modelo de datos no consiste en abstraer la información que hay que persistir a una serie de entidades que verifican al menos la tercera forma normal. Sino en hacer un modelo de datos inteligible y que asegure un buen rendimiento del sistema. Si hay que desnormalizar algunas tablas se desnormaliza. De nada te vale una base de datos teóricamente perfecta si en la práctica hacer una consulta requiere el cruce de miles de registros.

El modelo de datos es importante y la posterior implementación en el sistema de gestión de base de datos final también, ya que además de verificar las directrices de implementación que indiquen los administradores de base de datos del cliente, se debe realizar una implementación que permita exprimir todas las posibilidades que ofrezca el sistema de gestión de base de datos.

Ya comenté la necesidad de especialistas en análisis de requisitos, aqui también resultaría interesante esa especialización o al menos la existencia de un arquitecto de la información que revise los modelos de datos de los diferentes proyectos, los optimice y se preocupe por realizar la implementación más adecuada en el sistema de gestión de base de datos destino.

Los usuarios en ocasiones desean magia, que se obtengan listados o se obtenga información a partir de datos inexistentes o grabados incorrectamente.

Sin una disciplina en la grabación de datos, los procedimientos de extracción de información y conocimiento son muy costosos y con escasa precisión.

Es importante por parte de los gestores de proyecto, informar a los directores usuarios de la importancia que tiene grabar datos con calidad. Es responsabilidad de los directores usuarios imponer una política entre el conjunto de usuarios orientada al uso correcto del sistema de información y a la grabación de datos precisos y con calidad.

No hay nada más cómodo que tener en tu disco duro o en una carpeta de tu red de área local las bases de datos Access, las hojas de cálculo, las capas de cartografía que necesitas para tu trabajo habitual.

Sin embargo, esta solución cómoda plantea un problema cuando la información con la que trabajas es un subconjunto de la información que se requiere para ejecutar o llevar a cabo un proceso de tu organización. ¿Por qué? Pues porque si tu tienes tu propio repositorio de información, en la sede central de tu organización otro, el compañero de la mesa de al lado otro y el del Departamento de enfrente otro y manejáis el mismo tipo de información, hay algo con lo que se vais a encontrar seguro y es la incoherencia y no homogeneización de la información. Y esto trae muchos problemas.

¿Cuáles son esos problemas? Si la información que tenéis no es coherente y tenéis que tomar decisiones basadas en esa información, lo más probable es que en muchos casos se tomen decisiones diferentes sobre un mismo hecho en función de la base de información que utilices.

¿Cómo se soluciona esto? Pues teniendo repositorios centralizados de información donde la misma sea igual para todos los que la utilicen, lo cual garantiza la coherencia de los datos y de las decisiones que se tomen que tengan como base la información.

El uso de repositorios centralizados requiere:

1) Disciplina, ya que la información no la guardas como quieres sino en base a unas especificaciones que son las mismas para todos los que manejen esa información.

2) Una correcta gestión del cambio. Una base de datos centralizada, por muy bien que estén las comunicaciones siempre va a tener un acceso más lento que a tu disco duro o a tu red de área local. Por tanto es importante que si se implanta un repositorio centralizado de información, se informe al personal de las ventajas que tiene el uso de esta estrategia.

3) Un buen ancho de banda. Una cosa es que te vaya más lento que en tu acceso local y otra cosa es que sea insufrible trabajar con ese repositorio centralizado. Si no se tiene un buen ancho de banda probablemente se pierda la disciplina de utilizar el repositorio central y se vuelvan a los repositorios locales.

4) Una tecnología que garantice la consistencia de los datos y las transacciones.

La creación de repositorios centralizados de información es una política que recomiendo a cualquier organización independientemente del tipo de información con la que se trabaje, alfanumérica (desde hace muchos años están consolidados los repositorios centralizados para este tipo de información), cartográfica y documental.

Sabemos en este punto, qué es lo que quiere el usuario que haga el nuevo sistema de información y también los datos que quiere almacenar en el mismo.

Pues bien, todo lo anterior no sirve de nada sin una interfaz de usuario que le facilite el trabajo.

Mi recomendación es que se haga siempre un prototipo de la interfaz de usuario (al menos de las pantallas más significativas) y que quede reflejado además de forma clara el esquema de navegación entre pantallas.

El prototipo puede ir desde esquemas hechos con VISIO a páginas HTML e incluso algunas pantallas con funcionamiento dinámico u una combinación de las anteriores. Lo importante es que el usuario tenga claro que es lo que se va a encontrar cuando se implemente el programa y no se lleve sorpresas después que serán negativas para él y para el que desarrolla. Por otro lado cuando se le muestre el modelo cartón piedra de las pantallas es recomendable que se realice un repaso de los requisitos funcionales con el usuario para que pueda apreciar que todo lo que ha pedido (y se pueda verificar en esta revisión) está reflejado en el diseño de pantallas que se le muestra.

También es importante que se revise con esmero la información que aparece en las mismas, para que el usuario vea que todos los datos que ha pedido que se persistan están en las pantallas que se muestran.