Jummp’s Blog

Eso de trabajar muchas horas (se entiende trabajar muchas horas, trabajar muchas más horas que las que me pagan), es algo que tengo asumido y que digiero más o menos en función de la ilusión y motivación que me transmitan los proyectos y el apoyo de la institución en darme los medios necesarios para sacar adelante los mismos. Y claro, esto es senoidal.

Sabiendo que tengo mucho trabajo que hacer y que sufro múltiples interrupciones por la naturaleza de mi trabajo, sólo me queda ir aprendiendo poco a poco a planificar, organizar y optimizar mi trabajo.

Aplicando estas técnicas he conseguido de manera importante hacer mi trabajo más eficiente, de manera que consigo sacar más trabajo adelante en menos margen de tiempo. Ese tiempo extra que gano, es tiempo que gano para mi tiempo libre y sobre todo para ganar un poquito de tranquilidad, ya que uno de los problemas que tenemos los que nos dedicamos al desarrollo de software es que por muchos medios que pongamos para evitarlo siempre nos llevamos el trabajo en la cabeza.

He aprendido que el tiempo invertido en planificar, organizar los trabajos y comunicar cláramente a usuarios, proveedores y compañeros qué es lo que necesito o quiero es tiempo que después recupero multiplicado por unas cuantas unidades.

También he aprendido a delegar (esto cuesta más), a que no se puede estar en varios sitios al mismo tiempo y a centrarme en tareas que se corresponden exclusivamente a mi trabajo o a mis proyectos.

En un proyecto de desarrollo de software, es complejo cumplir una planificación inicial debido a la gran cantidad de contingencias que pueden ocurrir a lo largo del mismo.

No obstante, eso no quiere decir, que ni el cliente ni el proveedor deban resignarse, es decir, hay que intentar cumplir la planificación inicial y sólo variarla cuando se vea que no se puede cumplir o cuando sea contraproducente intentar cumplirla. ¿Qué quiero decir con esto último? Pues que si el equipo de programadores y analistas están muy presionados y tienen que trabajar de forma sostenida un número de horas superior o muy superior a su jornada laboral, el producto resultante no será bueno en cuanto a calidad se refiere (ya sea en cuanto a las características funcionales y no funcionales del software, la documentación, etc…).

Como el presupuesto de los proyectos se realiza en base a la planificación, es decir, tantas horas de cada perfil en un marco de tiempo, es por eso por lo que interesa a los proveedores cumplir la planificación, si no existe planificación o si no se tiene en cuenta la planificación el proyecto entrará en pérdidas y lo que es peor, para intentar reducirlas bajará la calidad del producto, por lo que al final se perderá dinero y además el cliente no tendrá un producto con calidad, por lo que probablemente se pierda al cliente o su confianza.

Por todo lo anterior, siempre recomiendo que la planificación se realice con criterio y no pensando en una ejecución ideal del proyecto, ya que las situaciones de ejecución ideal no existen, es decir, que se aplique un porcentaje de desfase, sobre esa base ideal, que dependerá en gran medida del cliente (si se conoce), de las características del proyecto, de su alcance y de las características del equipo que se va a asignar el mismo.

Es posible hacer ajustes en el equipo de proyecto, pero si se hacen con planificación y no con prisas, es decir, es posible sustituir un miembro del equipo por otro, aumentar el equipo, etc… Lo que no se debe hacer es cambiar el equipo, por ejemplo, meter cuatro programadores nuevos para intentar cumplir una planificación, si ese ajuste no se realiza de forma ordenada y planificada, si no se hace así, probablemente los resultados sean contraproducentes, ya que personas que son altamente productivas en el proyecto, tendrán que dedicar una parte de su tiempo a formar a las nuevas personas del equipo y esto puede provocar más retrasos.

Ante el incumplimiento de una planificación debe imperar el sentido común, por parte de todos, cliente y proveedor, ya que sin sentido común ambas partes verán perjudicados, todavía más sus intereses. El cliente debe pensar que el objetivo debe ser obtener un producto software con la mayor calidad posible y si para ello hay que esperar un poco más, esperar. El proveedor, debe comunicar cuanto antes al cliente, las posibles desviaciones en la planificación y explicar los motivos. El grado de enfado del cliente es directamente proporcional al tiempo que se le tarda en comunicar dichas desviaciones. Si el proveedor, no ha gestionado internamente bien el proyecto o ha errado en la planificación, debe asumirlo e intentar tomar medidas para que la desviación sea la menor posible sin que el resultado final pierda calidad.

Es evidente que hasta el más paciente de los clientes tiene un límite y la ejecución de un proyecto no se puede demorar indefinidamente, por lo que tampoco se debe abusar de eso, aunque el producto que se entregue sea impecable.

También hay que tener en cuenta que existen proyectos que no se pueden retrasar, ya que se tienen que poner en producción en una fecha concreta por la razón que sea. En estos casos, los retrasos son críticos y tanto cliente y proveedor deben poner los medios para el cumplimiento de la planificación, aunque suponga una merma de otros aspectos, incluida la calidad (eso sí, la pérdida de calidad también tiene un límite, que será aquel a partir de la cual la pérdida de calidad del producto supone un mayor perjuicio que un retraso en la fecha de puesta en producción del mismo. No obstante, aunque ese sea el límite, el cliente y el proveedor deben procurar no acercarse al mismo en la medida de lo posible).

Si eres personal directivo de una empresa y no tienes una respuesta a esa pregunta, mal rollo.

Ya he comentado lo importante que resulta medir para conocer el estado de tus proyectos, de tu negocio, para tomar decisiones, etc…

Pero la medición además debe servir a un propósito general que son los objetivos de tu organización.

¿Es tu objetivo no perder dinero?.
¿Es tu objetivo ganar un 10% más que el año pasado?.
¿Es tu objetivo subir la facturación un 20%?.
¿Es tu objetivo que la empresa no crezca en número de empleados?.
¿Es tu objetivo que crezca el número de empleados un 20%?.
¿Es tu objetivo que mejorar el grado de satisfacción de los clientes 2 puntos?.
¿Es tu objetivo reducir los costes generales de la empresa un 15%?.
¿Es tu objetivo reducir los costes de desarrollo un 4%?
¿Es tu objetivo conseguir un 10% más de clientes nuevos que el pasado ejercicio?.
¿Es tu objetivo reducir el consumo eléctrico un 7%?.
¿Es tu objetivo mejorar la calidad de los entregables software?.
¿Es tu objetivo abrir otras líneas de negocio?

Estas y otras miles son las preguntas que se puede hacer uno para establecer los objetivos de su organización para un marco temporal concreto. A estos objetivos le deberán seguir una serie de medidas para conseguirlos (planificación).

Es decir, sin objetivos, no hay medidas = no hay planificación.

Por tanto medir siempre es bueno, haya objetivos o no, haya medidas para conseguirlos o no, pero donde realmente cobra gran trascendencia la medición es cuando además de aplicarse a procesos de negocio o de producción se utiliza para medir el cumplimiento de los objetivos de la organización.

En la actualidad tengo tantos frentes abiertos en mi trabajo que me acompaña una sensación muy frecuente en estos casos como es la sensación de descontrol.

Esta sensación no es agradable ya que te sientes un funambulista que en cualquier momento puede caerse de la cuerda.

Ante la sensación de descontrol actúo:

1) Trabajando y tomando decisiones, para reducir en lo posible el número de frentes abiertos. Una cosa que he aprendido es que ni siquiera trabajando, en ocasiones, 70 horas semanales se consiguen cerrar todos los frentes, lo mejor es planificar cómo y en qué orden abordar las tareas pendientes y tener mucha paciencia, ya que aunque cierres frentes siempre van a aparecer otros nuevos. Por tanto, sobreesfuerzo, sí, con planificación, pero midiendo tus fuerzas, descansando cuando lo necesites y compatibilizarlo en lo posible con tu vida personal (muy importante: si transcurrido un tiempo prudencial, sigue sin reducirse el total de frentes abiertos, no fallas tú, sino que lo más probable es que no tengas los medios necesarios y adecuados para poder realizar eficientemente tu trabajo y eso lo tienes que hacer ver, cuanto antes, a la persona que corresponda en tu organización).

2) Casi tan importante como lo anterior: la sensación de tenerlo todo bajo control es una sensación que si bien, puede crearte paz, es engañosa, ya que casi nunca se puede tener todo bajo control, entre otras cosas porque en la mayoría de las ocasiones el resultado de tu trabajo depende casi siempre de factores externos y porque el tiempo y el aguante del ser humano es limitado y no compatible con el esfuerzo que se requiere para estar encima de todo.

Por tanto, la situación ideal es tener siempre presente que no se puede controlar todo y ante situaciones con muchos frentes abiertos, aplicar la paciencia, la planificación y el trabajo para reducirlos y volver a una situación de normalidad (que no a una situación de control total, ya que ese control total, es una ilusión, un espejismo).

Independientemente de la carga de trabajo que tiene cada uno, resulta fundamental realizar una adecuada planificación de las tareas. Si además, la carga de trabajo es crítica, la planificación resulta fundamental.

En mi caso me dedico a la gestión de proyectos informáticos, lo cual en el ámbito de mi organización significa hacer multitud de tareas además de la propia gestión ordinaria de los proyectos. Si no llevara una planificación de las tareas diarias a realizar (independientemente de que muchos días la planificación se vaya al traste al surgir de forma “espontánea” asuntos de mayor urgencia o aparezca un cambio de prioridades por parte de los superiores) la gestión de mi tiempo sería nefasta (con esto no quiero decir que sea buena, ya que tengo que mejorar mucho en lo que a gestión del tiempo se requiere, pero seguro que sería peor y los resultados de mi trabajo además serían peores).

Además, sin una planificación de los proyectos y sus principales hitos, el control de los mismos sería mucho más complicado. Además de dicha planificación temporal de los proyectos que cualquier que se dedica a esto la realiza, es muy importante la herramienta a utilizar, la cual es de sumo interés (a mi juicio) que sea compartida por las dos partes: el cliente y el desarrollador.

A mi particularmente me gusta dotProject, aunque últimamente he hecho una prueba con Redmine y probablemente termine imponiéndose esta última para llevar a cabo la planificación temporal de los proyectos.