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Comenta Jeff Sutherland que entre el 50% y el 80% del contenido de las reuniones corporativas no es productivo. No sé si en esos porcentajes pero la mayoría de nosotros sí que tiene esa percepción.

Yo considero interesantes las reuniones (por ejemplo Steve Jobs y Apple en general presumían precisamente de ellas) ya que fomenta el intercambio de reflexiones y con ello se gana el análisis de diferentes visiones sobre una determinada situación y, además, reduce o evita los malos entendidos. Las personas de vez en cuando necesitan tratar directamente sobre un tema y no dejarlo todo en manos del correo electrónico, del teléfono o incluso de la videoconferencia.

Las reuniones deben tener una intención, reunirse por reunirse no aporta nada y es una pérdida de tiempo. Las reuniones deben tener un orden del día y unas conclusiones que pueden dar lugar a la realización de tareas que, además, deben ser objeto de seguimiento.

Jeff Sutherland ve las reuniones desde el punto de vista de Scrum en las cuales ya existe un guión establecido (ya sea en los scrums diarios, en las retrospectivas, en la definición de pila de sprint, etc…) y existe un tiempo limitado (por ese motivo comenta que ese problema, el de las reuniones donde buena parte de su contenido o duración es improductivo se elimina con Scrum desde el primer día).

Pero más allá de ellas, habrá otro tipo de reuniones que tendrán que realizar determinados perfiles donde esas reglas del juego no se apliquen (reuniones con clientes, con otros departamentos de la organización, etc…).

La eficiencia no se consigue eludiendo las reuniones sino utilizándolas de manera precisa, Scrum lo hace pero tenemos que intentar conseguir los mismos efectos en otros contextos aún aplicando técnicas distintas.

Este antipatrón se produce cuando ante un problema en la planificación del proyecto, generalmente por la existencia de retrasos respecto a la consecución de determinados hitos, se convocan reuniones para intentar dar una solución al problema. En dichas reuniones participará también miembros del equipo de proyecto que al estar en las mismas tendrán que dejar su trabajo habitual, produciéndose nuevos retrasos.

Cuando se producen estos nuevos retrasos, se vuelven a realizar reuniones para analizar la situación y así sucesivamente.

Se diferencia del “Parálisis del análisis” en que este último no se centra en aspectos de planificación, sino en la realización de sucesivas iteraciones para refinar los requisitos.

También resulta conveniente diferenciarlo del antipatrón “Morir planificando” ya que este último se centra por un lado en la planificación inicial del proyecto y por otro en la falta de flexibilidad en la adaptación de esa planificación a la realidad del proyecto. Bien es cierto que también podría extenderse al propio proceso de desarrollo, pero tendría un enfoque más generalista que la gestión de plazos (que es donde se centraría el antipatrón objeto de este artículo).

Ante situaciones de incumplimiento de plazos, claro que es necesario realizar un análisis con el objeto de detectar la naturaleza del problema y poder establecer medidas correctivas, pero el mismo no se puede basar exclusivamente en una sucesión de reuniones y las buenas intenciones que por regla general se declaran en las mismas y que después se quedan en solo eso, buenas intenciones.

Ideas, conjeturas, sueños, pajas mentales, imaginación, todo eso está muy bien en determinados momentos, hay tiempo para todo, pero a veces hay que concretar y ponerse manos a la obra.

Concretar no es lo mismo que tomar decisiones. Concretar es tomar decisiones llevando a cabo lo que se dice porque las palabras se las lleva el viento y las intenciones se distraen con el paso del tiempo (y no hace falta que pase demasiado).

He asistido y asistiré a muchas reuniones donde se habla de muchas cosas, se dibujan teorías, arreglamos el mundo pero después no se termina haciendo nada y eso es debido a que se gasta toda la energía en expandir nuestro ego en lugar de enfocarla a medidas concretas que podrán dar mayores o menores resultados pero siempre será más que no hacer nada.

Siempre es conveniente enfocar nuestro esfuerzo a acciones concretas. ¡Claro que hay que pensar antes qué es lo que se hace! lo contrario sería ir dando tumbos, pero eso no debe ser excusa para dejar que las palabras se impongan a los hechos.

El tiempo es algo muy valioso y todavía lo es más el tiempo de cada uno. Por este motivo a todos nos molesta que nos lo hagan perder.

Independientemente de que a todos nos fastidie por igual, en las relaciones cliente/proveedor, si hay alguien que no debe esperar nunca es el cliente, por ese motivo es necesario ser siempre puntual (salvo causa que lo justifique). ¿Qué el cliente nos ha hecho esperar en las anteriores diez reuniones una media de treinta minutos? No es excusa para que en la siguiente se llegue tarde, ya que lo mismo en esa no hay retrasos y es el cliente el que tiene que esperar (ya he comentado que para todos el tiempo es oro y que para todos vale lo mismo, lo que sucede es que en las relaciones comerciales, es muy importante la imagen y la puntualidad es una de las variables que contribuye a formar esa imagen, por tanto, aunque fastidie estar cruzado de brazos esperando a que la reunión se pueda celebrar, siempre será mejor que si es el cliente el que espera con los brazos cruzados (si es que no decide directamente que la reunión no se celebre, ya sea porque tiene la agenda muy apretada o porque no le parece de recibo el retraso)).

Como ya he comentado en algún artículo, las reuniones pueden convertirse en un auténtico problema de pérdida de tiempo si las mismas no resultan productivas e incluso resultando productivas pueden ser también un problema cuando consumen el tiempo suficiente para que no te dé tiempo de realizar el conjunto de tareas que se tiene asignadas en el tiempo restante. Por ese motivo, he reducido el número de reuniones que tengo (sigo teniendo muchas, pero no en el número que las tenía hasta hace poco tiempo) y además intento agruparlas en los mismos días.

Respecto a las reuniones, hace poco tuve una con unos usuarios y un proveedor de software y a la salida de la misma le comenté al proveedor que la reunión que habíamos tenido con los usuarios era la típica reunión de trámite, en la cual no se extraen muchas conclusiones, pero que resulta fundamental en determinados tipos de proyectos que por alguna u otra causa se encuentran parados, en estado latente o con el freno de mano puesto, con el objeto de que no se pierda el contacto entre las partes, nos pongamos todos al día y por tanto refresquemos en general el estado del proyecto y lo que rodea al mismo. De no celebrarse este tipo de reuniones provocaría que la distancia entre las partes aumente (y no porque haya mal rollo), que el proyecto pueda caer en el olvido o que después sea más complicado retomarlo.

Pese a que es un sistema que cuenta con un gran número de ventajas, no se termina de apreciar un importante grado de implantación en las organizaciones y cuando digo implantación, no me refiero a un uso esporádico de esta tecnología, sino a su integración en la realización de determinadas tareas en distintos procesos de las mismas. En este artículo voy a pasar a analizar cuáles son, a mi juicio, las ventajas e inconvenientes de este tipo de sistemas.

La principal ventaja de las videoconferencias ya sea en comunicaciones 1:1, 1:N, N:N o N:M es sin duda la eliminación de la necesidad de desplazarse para que un grupo de personas puedan comunicarse. Esto no es ninguna tontería sobre todo si lo medimos en criterios económicos y de ahorro de tiempo, es decir, ¿cuántas veces hemos tenido que desplazarnos cientos de kilómetros para una reunión que ha durado un par de horas?,v¿cuánto cuesta mantener esta forma de funcionar al año?. Además y, como consecuencia de lo anterior, incrementa la disponibilidad de los intervinientes en la misma.

Esas ventajas, desde luego son lo suficientemente importantes como para que cualquier organización pueda plantearse el uso de las mismas. No obstante, el éxito de la implantación de un sistema de estas características dependerá de una serie de factores:

1) Un factor muy importante son las características de la organización en la que se pretende implantar, es decir, si no existe mucha dispersión geográfica entre las diferentes sedes, no existe la necesidad de reunirse con frecuencia, el resto de organizaciones con las que mantiene contacto no tienen implantado un sistema de estas características, etc… serán circunstancias que provoquen que al no ser un elemento que mejore sustancialmente los procesos y además ahorre dinero, dificultarán la implantación de un sistema de videoconferencia. Por tanto, la cuestión no es intentar meter esos sistemas con calzador, sino realmente estudiar si merece la pena en función de las características y circunstancias de la organización.

2) Otro factor son los usuarios, ya que independientemente de que pueda resultar beneficioso, si éste no decide cambiar de costumbres, no le ve las ventajas o es el único que se interesa en esto, probablemente la implantación se encuentre con problemas. Si los usuarios no quieren, será difícil por tanto conseguir que este tipo de sistemas tengan durabilidad y/o utilidad en la organización. No obstante, en bastantes casos se puede atajar este problema mediante instrucciones por parte de la dirección y en otros intentar conseguir que los usuarios entiendan los beneficios para ellos y la organización mediante un completo proceso de gestión del cambio.

3) Ya lo he indicado en el punto número 1), pero no está de más recordar que si en una videoconferencia tiene que haber bidireccionalidad, la otra parte también debe emplear un sistema de estas características, es decir, una empresa dedicada a la exportación de determinados tipos de artículos puede ver las indiscutibles ventajas de utilizar este tipo de sistemas para reducir el número de viajes a los diferentes países con los que opera y por tanto reducir costes, pero claro, si el resto de de empresas con las que trata no acostumbra a utilizar este tipo de sistemas no se conseguirá el objetivo que se marcó al realizar la implantación de la videoconferencia como otro medio de comunicación más.

Ya hemos visto, algunas de las principales ventajas de la implantación de este tipo de sistemas, no obstante, tampoco hay que ir al extremo de pensar que gracias a la videoconferencia se eliminarán todo tipo de reuniones, ya que en muchos casos y circunstancias será más aconsejable el trato personal directo.

Por tanto, se trata de la incorporación de una utilidad más, como en su día lo fueron el teléfono, el fax, el correo electrónico, etc… para poner en comunicación personas y que utilizada en un entorno y circunstancias favorables a su implantación tiene consigo grandes ventajas, tanto para las personas como para la organización.

Una de las cosas que suelo hacer antes de irme de vacaciones es dejar preparada mi agenda para después de las mismas, con el objeto de retomar los temas y ponerme al día los antes posible.

También sirve para que determinados proyectos que avanzan más lentos durante las vacaciones vuelvan a su ritmo habitual.

Es cierto, que después de una vacaciones resulta complicado volver de repente a un ritmo alto, por ese motivo, y aprendiendo de errores precedentes, intento dejar algunos días entre medio sin reuniones, con el objeto de organizar mi trabajo, despachar tareas y resolver algunas que tengo que realizar yo directamente.

La historia no consiste en reunirse por reunirse, ya que eso no resulta nada productivo, sino en reunirse con un orden del día (o incluso un guión) ya fijado y si la reunión es de seguimiento tener claros los objetivos que se van a revisar en la misma.

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