Repositorios centralizados de información

No hay nada más cómodo que tener en tu disco duro o en una carpeta de tu red de área local las bases de datos Access, las hojas de cálculo, las capas de cartografía que necesitas para tu trabajo habitual.

Sin embargo, esta solución cómoda plantea un problema cuando la información con la que trabajas es un subconjunto de la información que se requiere para ejecutar o llevar a cabo un proceso de tu organización. ¿Por qué? Pues porque si tu tienes tu propio repositorio de información, en la sede central de tu organización otro, el compañero de la mesa de al lado otro y el del Departamento de enfrente otro y manejáis el mismo tipo de información, hay algo con lo que se vais a encontrar seguro y es la incoherencia y no homogeneización de la información. Y esto trae muchos problemas.

¿Cuáles son esos problemas? Si la información que tenéis no es coherente y tenéis que tomar decisiones basadas en esa información, lo más probable es que en muchos casos se tomen decisiones diferentes sobre un mismo hecho en función de la base de información que utilices.

¿Cómo se soluciona esto? Pues teniendo repositorios centralizados de información donde la misma sea igual para todos los que la utilicen, lo cual garantiza la coherencia de los datos y de las decisiones que se tomen que tengan como base la información.

El uso de repositorios centralizados requiere:

1) Disciplina, ya que la información no la guardas como quieres sino en base a unas especificaciones que son las mismas para todos los que manejen esa información.

2) Una correcta gestión del cambio. Una base de datos centralizada, por muy bien que estén las comunicaciones siempre va a tener un acceso más lento que a tu disco duro o a tu red de área local. Por tanto es importante que si se implanta un repositorio centralizado de información, se informe al personal de las ventajas que tiene el uso de esta estrategia.

3) Un buen ancho de banda. Una cosa es que te vaya más lento que en tu acceso local y otra cosa es que sea insufrible trabajar con ese repositorio centralizado. Si no se tiene un buen ancho de banda probablemente se pierda la disciplina de utilizar el repositorio central y se vuelvan a los repositorios locales.

4) Una tecnología que garantice la consistencia de los datos y las transacciones.

La creación de repositorios centralizados de información es una política que recomiendo a cualquier organización independientemente del tipo de información con la que se trabaje, alfanumérica (desde hace muchos años están consolidados los repositorios centralizados para este tipo de información), cartográfica y documental.

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