archivo

Archivos diarios: marzo 19, 2009

Antes de comenzar la fase de entrevistas (para comenzar esta fase es necesario que el equipo de personas que va a realizar el plan de sistemas de información tenga un conocimiento importante de las competencias, procesos y objetivos de la organización), es necesario realizar una etapa de difusión en la organización de lo que es un plan de sistemas, de los objetivos que persigue y de lo que se necesita para conseguir esos objetivos.

Esa etapa de difusión inicial, para que se realice de forma ideal debe sumar los siguientes ingredientes:

– Elaborar un manual muy sencillo en formato electrónico y que sea imprimible en el que se explique lo que se pretende contar en la etapa de difusión.
– Realizar sesiones informativas a los diferentes grupos de personas que se van a entrevistar en el Plan de Sistemas.
– Se considera muy recomendable que en las sesiones informativas esté presente algún miembro de la dirección de la organización, el cual sería interesante que hiciera la introducción en la misma.
– La convocatoria a las sesiones informativas debe ser realizada por el máximo o la máxima responsable de la organización o por un cargo muy próximo a esa figura.

Una vez realizada la difusión o en paralelo, deben comenzar a realizarse las entrevistas del Plan de Sistemas de Información.

Como resultado final, una vez finalizada la fase de entrevistas se debe tener suficiente información para:

– Describir la situación actual a nivel TIC y su relación con los procesos de la organización.
– Establecer el modelo objetivo.

Muy importante: Todo el conocimiento necesario no se va a poder obtener de las entrevistas, por eso es importante intentar complementar esto con el estudio de la organización a través de toda la documentación que se pueda recopilar en la que se expliquen: procesos, procedimientos, normativas externas e internas que debe cumplir, etc…

No es necesario entrevistar a todos los responsables de procesos de la organización, ya que puede haber un proceso que se realice en diferentes dependencias de la misma manera, por lo que podría bastar con entrevistar a uno o dos responsables (dependerá de la complejidad del proceso). En cualquier caso el plan de entrevistas debe cubrir todos los procesos de la organización y la mayor casuística posible de sedes de la misma.

La convocatoria de entrevistas debe realizarse por el máximo responsable de la organización o por una persona lo más próxima posible en rango a la misma. En la convocatoria de entrevistas, debe aparecer el guión que se seguirá en la misma y si se demanda algún tipo de información o documentación por escrito (es muy importante la preparación previa de la entrevista, para que el entrevistado sepa a priori sobre lo que se le va a preguntar, para que tenga la mente preparada para ello y se pueda documentar si lo considera necesario). Es muy importante que en cada entrevista haya un representante del equipo de personas que realiza el seguimiento del plan de sistemas de información por parte de la organización. En la convocatoria de la entrevista debe indicarse muy cláramente el tiempo que se prevé que durará la misma, para que la persona entrevistada se reserve la ventana de tiempo necesaria.

De cada entrevista es necesario elaborar un acta. Dicho acta deberá ser enviada, junto a una petición de aprobación de la misma o indicación de incidencias, con la firma de la persona que realizó la convocatoria de la reunión, especificándose el plazo máximo en el que se debe responder a la misma.