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Archivos Mensuales: marzo 2009

La relación de entregables de un plan de sistemas de información debería ser lo más parecida posible a la siguiente:

– Relación de documentos que han servido de base para el estudio previo del plan de sistemas de información.
– Manual/tutorial utilizado para la difusión previa.
– Convocatorias de las sesiones de difusión tanto las previas al Plan de Sistemas como las realizadas tras la aprobación del modelo objetivo y del plan de acción, de las entrevistas, de las peticiones de revisión de las actas de las entrevistas, respuestas de las peticiones de revisión.
– Plan de entrevistas (con su calendario correspondiente).
– Actas de las entrevistas realizadas (todas las versiones), así como de las actas de las reuniones de seguimiento del proyecto.
– Modelo actual, formado por: descripción de la normativa interna y externa que delimita las funciones y procesos de la organización, la descripción de los sistemas de información indicando sus puntos fuertes y debilidades, la descripción de la infraestructura de sistemas físicos, comunicaciones, microinformática y personal TIC de la organización, una descripción de la estructura organizativa de la entidad, una descripción de los procesos y de la información necesaria en los mismos, matrices que relacionen los procesos con los sistemas de información y los procesos con los diferentes departamentos de la organización. Por último un modelo conceptual que explique de forma visual la organización de los procesos y de los sistemas de información que lo cubren.
– Modelo objetivo, en el que se describa la estrategia de organización y estructuración del conjunto de sistemas de información con el objetivo de cubrir las necesidades más prioritarias de los procesos de la organización.
– Plan de acción, formado por: el conjunto de actuaciones presupuestarias que se deben llevar a cabo (estas actuaciones serán desarrollo de nuevos sistemas de información, mantenimiento evolutivo de sistemas ya existentes, modificaciones en la infraestructura de sistemas físicos, comunicaciones, etc…, contratación de personal de apoyo a las TICs, etc…), con la priorización de las mismas, estimación presupuestaria (llegando a un mayor nivel de detalle en aquellas que se vayan a realizar en las fases más tempranas de la ejecución del plan de sistemas de información) y planificación temporal de cada una de ellas).
– Manual/tutorial utilizado para la difusión del modelo objetivo y el plan de acción.

El modelo objetivo no debe pretender ser el modelo ideal de sistemas de información (más infraestructura) de la organización. Las situaciones ideales son muy complicadas de conseguir y es mucho más recomendable la realización de un modelo iterativo, de manera que en cada plan de sistemas se consiga una mejora respecto al anterior.

Esto quiere decir que el modelo objetivo debe adaptarse a las necesidades más prioritarias de la organización y ajustarse a un presupuesto que pueda soportar el plan de acción. Si el presupuesto se escapa a las posibildades de la organización, el plan de acción no será viable, no se alcanzará el modelo objetivo y muy probablemente se abra una vía de agua tan importante que haga que el plan de sistemas de información no haya servido para lo que se pretendía inicialmente, que es establecer un marco de trabajo y una infraestructura que lo soporte para dar una ordenación y organización al área TIC de la organización, acorde con las prioridades de la misma y que sirva para mejorar la situación actual.

Otro factor crítico de éxito de un Plan de sistemas de informacion se encuentra en la selección de un momento óptimo para la realización del mismo.

Es decir, si el proyecto debe estar impulsado y liderado por las más altas instancias de la organización, es necesario que ese grupo de personas deba ser lo más estable posible, como mínimo durante la realización del plan de sistemas de información y las primeras fases del plan de acción.

Por ejemplo, en el caso de una Administración Pública no es recomendable hacerlo poco antes de terminar una legislatura.

En las entrevistas, no hay que centrarse exclusivamente en los responsables de los procesos, ya sea en su gestión diaria o en su gestión ejecutiva, sino que también es necesario entrevistar a:

– Los jefes de proyecto de cada uno de los sistemas de información de la organización.
– Al jefe de informática.
– A los jefes de los departamentos de desarrollo, sistemas físicos, comunicaciones y explotación.
– Si la gestión de parte de las competencias informáticas está distribuida en diferentes sedes de la organización, se debe entrevistar a las personas más significativas de ese conjunto de responsables.
– Cada uno de los directores de las diferentes áreas competenciales de la organización.

Antes de comenzar la fase de entrevistas (para comenzar esta fase es necesario que el equipo de personas que va a realizar el plan de sistemas de información tenga un conocimiento importante de las competencias, procesos y objetivos de la organización), es necesario realizar una etapa de difusión en la organización de lo que es un plan de sistemas, de los objetivos que persigue y de lo que se necesita para conseguir esos objetivos.

Esa etapa de difusión inicial, para que se realice de forma ideal debe sumar los siguientes ingredientes:

– Elaborar un manual muy sencillo en formato electrónico y que sea imprimible en el que se explique lo que se pretende contar en la etapa de difusión.
– Realizar sesiones informativas a los diferentes grupos de personas que se van a entrevistar en el Plan de Sistemas.
– Se considera muy recomendable que en las sesiones informativas esté presente algún miembro de la dirección de la organización, el cual sería interesante que hiciera la introducción en la misma.
– La convocatoria a las sesiones informativas debe ser realizada por el máximo o la máxima responsable de la organización o por un cargo muy próximo a esa figura.

Una vez realizada la difusión o en paralelo, deben comenzar a realizarse las entrevistas del Plan de Sistemas de Información.

Como resultado final, una vez finalizada la fase de entrevistas se debe tener suficiente información para:

– Describir la situación actual a nivel TIC y su relación con los procesos de la organización.
– Establecer el modelo objetivo.

Muy importante: Todo el conocimiento necesario no se va a poder obtener de las entrevistas, por eso es importante intentar complementar esto con el estudio de la organización a través de toda la documentación que se pueda recopilar en la que se expliquen: procesos, procedimientos, normativas externas e internas que debe cumplir, etc…

No es necesario entrevistar a todos los responsables de procesos de la organización, ya que puede haber un proceso que se realice en diferentes dependencias de la misma manera, por lo que podría bastar con entrevistar a uno o dos responsables (dependerá de la complejidad del proceso). En cualquier caso el plan de entrevistas debe cubrir todos los procesos de la organización y la mayor casuística posible de sedes de la misma.

La convocatoria de entrevistas debe realizarse por el máximo responsable de la organización o por una persona lo más próxima posible en rango a la misma. En la convocatoria de entrevistas, debe aparecer el guión que se seguirá en la misma y si se demanda algún tipo de información o documentación por escrito (es muy importante la preparación previa de la entrevista, para que el entrevistado sepa a priori sobre lo que se le va a preguntar, para que tenga la mente preparada para ello y se pueda documentar si lo considera necesario). Es muy importante que en cada entrevista haya un representante del equipo de personas que realiza el seguimiento del plan de sistemas de información por parte de la organización. En la convocatoria de la entrevista debe indicarse muy cláramente el tiempo que se prevé que durará la misma, para que la persona entrevistada se reserve la ventana de tiempo necesaria.

De cada entrevista es necesario elaborar un acta. Dicho acta deberá ser enviada, junto a una petición de aprobación de la misma o indicación de incidencias, con la firma de la persona que realizó la convocatoria de la reunión, especificándose el plazo máximo en el que se debe responder a la misma.

Otro factor crítico de éxito de un plan de sistemas es el equipo humano encargado de realizar los trabajos. Estas características que considero ideales, valen dinero, pero es lo que digo siempre, mejor un proyecto caro que salga bien que un proyecto barato que no sirva para nada.

Resultan fundamentales los siguientes aspectos:

1) El equipo en su mayoría debe tener experiencia en la realización de planes de sistemas de información en el tipo de organización sobre la que se actúa. Es decir, si la organización es una Administración Pública, experiencia en la realización de planes de sistemas de información en la Administración Pública, si es una empresa de servicios logísticos, experiencia en la realización de planes de sistemas de información en empresas de servicios logísticos, etc…

2) El equipo de proyecto, debe tener al menos una persona con experiencia en la gestión de sistemas de información, ya que es necesario en el proyecto que exista una visión global tanto para determinar la situación actual como la objetiva. Es decir, se debe poder ver más allá.

3) Antes de comenzar las entrevistas el equipo de proyecto debe tener una idea bastante sólida de los procesos, sistemas de información y legislación que afecta a la organización sobre la que se actúa, para ello el Plan de Sistemas debe planificarse con tiempo, ya que esta labor de aprendizaje previo puede durar, en función de la organización, desde semanas hasta tres o cuatro meses. Para ello se les debe proporcionar la documentación y tutela adecuada. La idea es que en las entrevistas terminen de perfilar los detalles de los procesos, las necesidades de informatización o mejora de la informatización de los mismos.

4) El equipo de proyecto debe desplazarse a todas las sedes de la empresa afectadas por el Plan de Sistemas de Información (si son muchas sedes, hay que escoger sedes tipo para cada casuística, debiéndose visitar, para cada caso, un par de sedes tipo) y lo ideal, es que además de entrevistar al personal de las mismas sobre procesos y sistemas de información, recojan sus impresiones en cuanto al rendimiento de los sistemas, de las comunicaciones, características de los equipos informáticos que hay en la sede, etc…

5) El equipo de proyecto debe contar con el apoyo de un experto (pueden ser varios y no necesariamente en todo el proyecto sino en el momento de interpretar la información recopilada) en sistemas físicos, comunicaciones, microinformática, ya que un plan de sistemas no se debe centrar solo en los sistemas de información, sino que también debe tener en cuenta la infraestructura que lo soporte a nivel de comunicaciones, hardware y recursos humanos.

Ya lo dice MÉTRICA v.3. Para que el Plan de sistemas de información tenga éxito es necesario contar con el apoyo de los niveles más altos de la organización.

Eso dice MÉTRICA v.3 y mi experiencia dice que si durante y después del proyecto no se prevé apoyo por parte de la alta dirección de la organización, ni se planteéis la realización del Plan de Sistemas de Información.

La alta dirección, además de ser entrevistada en el proyecto para obtener sus necesidades, debe proporcionar los medios oportunos para que todas las personas clave de la organización sean entrevistadas y se impliquen en el proyecto y, además, una vez finalizado el proyecto, proporcionar los recursos económicos y humanos necesarios para realizar el plan de acción.