Manteniendo inventarios

El principal problema de los inventarios es que tienden a quedarse obsoletos y esto pasa con cualquier inventario que quieras hacer, ya entren, salgan o se modifiquen elementos del mismo, con más o menos frecuencia (evidentemente el grado de obsolescencia del inventario es mayor cuanto más movimiento tenga).

Para mantener un inventario actualizado hay dos opciones (la primera de ella puede ser muy costosa, en función de lo que se quiera inventariar):

1) Contratar a tantas personas como sean necesarias para mantener el inventario al día (la dedicación no tendría que ser completa, pero sí debería ser su mayor prioridad que el inventario esté siempre actualizado).

2) Integrar el mantenimiento del inventario, dentro de los procesos que pueden modificar su estado. Por ejemplo, si tenemos un software que gestiona las compras, una vez realizada la compra este software debería actualizar el inventario.

En el proceso de desarrollo de software hay muchos inventarios que mantener:

– Fuentes.
– Componentes.
– Documentación.
– Librerías.
– Participantes.
– Planificaciones.
– Contrataciones (si se externaliza el proceso de desarrollo) y su ciclo de vida.
– Sistemas de información, etc…

Y además necesitan estar integrados entre sí, ya que no se debe entender una versión de un sistema de información sin al menos las librerías (no funcionaría), componentes reutilizables (no funcionaría) y la documentación del mismo.

En los departamentos TICs de las organizaciones es fundamental tener el inventario software actualizado (y otros inventarios: hardware, relación elementos físicos con elementos lógicos, etc…) y la única forma de conseguirlo, por la naturaleza de los desarrollos de software, es integrar el mantenimiento de los inventarios dentro del proceso de desarrollo de software. Cuanta más rica sea la integración, mayor calidad tendrá el inventario y un mayor conocimiento de lo que es todo el proceso de desarrollo de software en su conjunto.

Incluso teniendo integrados en su mayor parte los elementos que conforman un desarrollo, se requiere siempre un esfuerzo para que el mantenimiento del inventario sea de calidad. Ese esfuerzo consiste en utilizar además de los elementos que se recomiendan en la organización, como pueden ser: SVN, Artifactory, Redmine, Alfresco, etc…, en seguir las políticas y procedimientos de la organización. Es decir, si la política de la organización es que semanalmente se actualice la planificación y avance del proyecto en Redmine y no se sigue, perderemos la visión del estado de los proyectos (la gestión del proyecto en sí: planificación, participantes, incurridos, etc… es otro inventario), algo que es fundamental en los procesos de construcción y mantenimiento del software.

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