Uso obligatorio de los sistemas de información corporativos

¿Por qué proliferan los Access y Excel en las organizaciones?, ¿por qué persisten sistemas de información que se hicieron hace más de diez años y que ya no tienen ni mantenimiento?.

Una primera respuesta puede ser: Pues porque no se les ha dado una solución alternativa.

Pero claro, si siguen proliferando o subsistiendo, incluso existiendo esas alternativas, ¿qué es lo que está pasando?. Pues pueden ser por diversas causas, no necesariamente disjuntas:

– La alternativa que se les ofrece no es buena ya sea funcionalmente, por flexibilidad o rendimiento.
– Resistencia al cambio. Están acostumbrados a trabajar de una determinada manera y no desean hacerlo de otra.
– La inexistencia de una normativa en la organización que obligue al uso de la alternativa.
– La realización de una deficiente gestión del cambio.
– Etc…

Lo que se debe dejar claro a los empleados de la organización, que por encima de sus deseos personales está la organización y su necesidad de tener ordenada la información, la sistematización de sus procesos y la racionalización de las TICs. Por tanto, cuando un sistema se ponga en producción debe estar respaldado por una norma que deje bien a las claras que el uso de la aplicación es obligatorio, que la información que se grabe en la misma sea de la mayor calidad posible y que queda terminantemente prohibido el uso de alternativas al sistema, salvo que sirva de apoyo al mismo. Sobre esta base, será la dirección de la organización la que rinda cuentas y ponga los medios necesarios sobre los responsables temáticos y técnicos de los sistemas de información.

2 comentarios
  1. Si bien lo que apuntas acerca de la concientización es importante, creo que lo fundamental es que los viejos circuitos administrativos creados por esas “planillas” queden invalidados, y que los nuevos sistemas ofrezcan la información equivalente, que seguramente es vital para el desenvolvimiento de esos usuarios.

    Por ejemplo: si cambiamos una planilla de excel con los pedidos por un sistema, es claro que no sólo hay que decir “úsenla” sino establecer que sólo se responderán pedidos ingresados en el sistema.
    Ahora, si los usuarios que efectúan los pedidos no pueden (o no saben que pueden, y ahí es donde entra la concientización de la que hablas) hacer un seguimiento tal y como lo hacían con su vieja planilla, ésta seguirá vivita y coleando (y encima el trabajo será duplicado).

    • jummp dijo:

      Andrés, estoy totalmente de acuerdo contigo.

      En primer lugar es fundamental que se invaliden los viejos circuitos administrativos, mediante una instrucción o norma que emane de la dirección de la organiación y en segundo lugar es necesario hacer un correcto proceso de gestión del cambio.

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