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Archivos diarios: octubre 6, 2009

Un aspecto muy importante cuando se está trabajando con documentos electrónicos es la gestión documental, ya que si queremos poder localizar un documento en el futuro, relacionarlos con otros que traten sobre una determinada temática y abrirlos (ya he hablado de este asunto en varios posts, como por ejemplo el que denominé La oscura era digital).

Es decir si estamos trabajando con documentos electrónicos la solución no debe consistir solo en persistirlos (ya sea en una base de datos, en un sistema de ficheros o utilizando como puente un gestor documental), sino que si se quiere tener una visión orientada a la conservación con el tiempo de los mismos, así como facilitar su localización, hay aplicar técnicas rigurosas de gestión documental.

En el ámbito de la gestión documental, como en tantos otros, tengo muchísimo que aprender, pero hay varios aspectos muy importantes que se deben tener en cuenta a la hora de abordar una gestión documental basada en documentos electrónicos:

– La estrategia debería ser global en toda la organización, huyendo en la medida de lo posible de soluciones particulares, ya que al fin y al cabo la documentación es la que instancia el conjunto de procesos de la organización y por este motivo es necesario que el almacenamiento de toda la documentación siga una misma estrategia.

– La estrategia global es recomendable que sea definida junto a expertos en gestión documental (si no se dispone en la organización de personal con esos conocimientos, será necesario contratar esa consultoría).

– Si no es posible abordar todavía la estrategia global (se puede aplazar, pero es necesario realizarla, teniendo en cuenta los posibles gastos de migración desde las soluciones particulares a la general definitiva que se establezca), es necesario adoptar estrategias particulares que minimicen los posibles costes de migración a una estrategia global y que además faciliten la localización, asociación y persistencia de la documentación. Entre esas estrategias, debería estar la utilización de un estándar de metadatos (no es cuestión de inventarse una estructura si existen varias especificaciones con características de estándar ya disponibles), el establecimiento de una política de cumplimentación de los metadatos (minimizando los procesos de grabación manual) y el almacenamiento de la documentación en formatos abiertos, conocidos y estandarizados.

La gestión documental es algo muy serio y aunque tal vez a corto, medio o incluso largo plazo no se puedan ver las nefastas consecuencias de una mala política de gestión documental, es muy probable que a muy largo plazo las consecuencias negativas sean palpables y sea complicado (o tremendamente costoso) revertir la situación.

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