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Archivos diarios: octubre 8, 2009

Hace unos años tuve la oportunidad de participar junto a un compañero en el diseño del que sería más adelante el portafirmas electrónico utilizado en todo el conjunto de mi organización. Eso fue hace unos cuatro años y todavía se sigue utilizando y se ha implantado en múltiples organizaciones. Este producto ha ido evolucionando desde entonces y se han construido algunas herramientas a su alrededor que proporcionan un mayor valor añadido a su funcionalidad habitual.

Un portafirmas electrónico pretende emular al típico portafirmas de toda la vida, en el que se recogen los distintos documentos que tiene que firmar un determinado firmante, no obstante en su diseño pretendimos llegar más lejos y dotar a la herramienta de una serie de funcionalidades que mejorasen la productividad del usuario en base a las funcionalidades ya implementadas en la plataforma de firma electrónica (firma múltiple, firma en cascada y firma en paralelo) y a una organización de los envíos de documentos a firmar siguiendo una lógica de funcionamiento similar a como se organiza el correo electrónico (su bandeja de entrada, sus carpetas que contienen los distintos documentos asociados a cada sistema (y subsistema) de información, etc…). Además se implementó la posibilidad de dejar notas (simulación de los post-it asociado a cada entrega de documentos) a modo de comentarios sobre los mismos. Con este sistema el firmante tiene perfectamente organizada la documentación que le llega y puede firmar, pudiendo además, si lo desea, firmar de forma muy cómoda (a un click de distancia) cientos de documentos (el número de documentos que puede firmar electrónicamente de forma múltiple depende de muchos factores que van desde la implementación del proceso de firma en la plataforma a los recursos hardware que soportan a la misma), ¿sabéis lo que os agradecerá un directivo que tiene que perder muchísimo tiempo firmando documentos burocráticos que son siempre iguales y que incluso le obligan a venir fuera del horario laboral o en vacaciones cuando pueda resolver la firma de esos documentos a un golpe de click y desde su casa?. Os puedo asegurar que en mi organización ha sido un éxito y que cuando se prueba no sólo no se abandona sino que se exige que todo documento a firmar vaya por la vía electrónica.

El envío y recepción de documentos del portafirmas se podría hacer a través de una API o bien a través de una utilidad que tenía el mismo Portafirmas (más adelante, un compañero diseñó una utilidad más potente para facilitar el envío manual de múltiples documentos al Portafirmas).

Si importante resulta la implantación de la firma electrónica en una organización (como ya comenté en el post de ayer, más que importante, necesario), resulta muy recomendable para obtener un retorno de la inversión más rápido (traducido en una mejora importantísima en la agilidad en el manejo y firma electrónica de documentos), la implantación de un sistema de portafirmas electrónico.

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