Anotar las tareas pendientes

Desde hace años tengo la práctica de anotar las tareas que tengo pendientes de realizar y reconozco que a día de hoy no podría trabajar de manera adecuada sin hacer uso de esa técnica.

¿Qué me aporta?

1) Recibo peticiones de diferentes personas y temáticas, las cuales en su mayoría requieren un tiempo moderado para su realización. La anotación de las mismas permite, reducir el riesgo de que se me olvide hacer algunas de las tareas y me permite priorizarlas.

2) Tener las tareas anotadas y poder verlas en su conjunto favorece el proceso de priorización que he comentado en el punto anterior y además simplifica la agrupación de tareas y la reflexión sobre las mismas, lo que permite tomar mejores decisiones sobre las mismas.

3) La anotación de tareas y la señalización de las que están hechas, es un elemento de motivación muy importante.

4) Disminución del tráfico mental. Si tengo la tarea anotada, disminuye o desaparece la necesidad (sensación) de tener que recordar que hay que hacerla, ya que si se olvida está registrada en un sitio que voy a mirar seguro.

Me he referido en este post a lo que es el hecho de anotar las tareas sin indicar qué instrumento utilizar para realizar dichas anotaciones, ya que entiendo que lo importante es el hecho de la anotación en sí, por encima de la herramienta que se utilice, aunque el uso de una herramienta adecuada puede hacer todavía más productivo si cabe el proceso de la anotación de tareas.

En mi caso utilizo un método un tanto rudimentario, como es un cuaderno. He hecho algunas pruebas con algún software pero no han sido positivas por falta de disciplina por mi parte, ya que como me muevo mucho, me resulta mucho más cómodo anotar las tareas en mi cuaderno y no tener que trascribirlas a continuación a una aplicación. En cualquier caso reconozco que tengo que evolucionar en este sentido e ir más allá al uso del cuaderno, pero independientemente de eso, también tengo que reconocer que desde hace mucho tiempo, el uso del cuaderno me ha traído muy buenos resultados.

Otro aspecto que considero también importante es el repaso semanal de las tareas pendientes, ya que favorece esa visión global de las tareas que comenté anteriormente y por consiguiente ayuda a la priorización, agrupación y reflexión sobre las mismas.

5 comentarios
  1. Raúl dijo:

    ¡Buenas!

    Es uno de los muchos aspectos que me gustaría mejorar en cuanto a organización. Cuando te estaba leyendo me preguntaba qué utilizarías tú, hasta que llegué al párrafo del cuaderno jeje.

    Yo suelo usar archivos txt u ods (hoja de cálculo OpenOffice), pero no son 100% efectivos, porque como dices, a veces no tengo el PC delante cuando surge una tarea que apuntar. Es entonces cuando lo hago en el cuaderno, pero luego tengo que recordar pasarlas al archivo en cuestión. Parece una tontería, pero la verdad es que no encuentro la mejor forma de gestionar esto.

    Hasta que mi Palm murió, era más feliz en este sentido jeje, y ahora que no la tengo creo que como gestor de tareas, una PDA con puntero (que siempre lleves encima) es la mejor opción. Lo malo: no consumo en telefonía móvil, por lo que o me lo compro yo, o me aguanto con un cutre móvil 🙂 Menos mal que se acercan los Reyes Magos jijijiji.

  2. jummp dijo:

    Hola Raúl. Lo importante, como indico en mi entrada, es llegar a la conclusión de qué anotar las tareas pendientes es beneficioso. Después un buen mecanismo de para implementar esa anotación permite todavía sacar un mayor rendimiento a este proceso. Por tanto, si ya tienes la costumbre de anotar las tareas pendientes tienes ya muchos puntos ganados.

    Como bien dices, la PDA, móvil PDA o similar son buenas opciones una vez que te acostumbra al uso de las mismas. También hay muchas soluciones software de GTD para llevar esta gestión en tu PC, portátil, netbook ya sea en local o a través de la nube. El problema es el mismo que has comentado, si no tienes acceso al mismo para anotar las tareas, después tienes que pasarlas a dicho software y eso requiere disciplina, una disciplina que yo aún no he adquirido para hacer este tipo de tareas.

    El problema de utilizar el cuaderno es que sirve muy bien para memoria a corto plazo y pese a que anoto las tareas que surgen cada día y suelo actualizar al menos una vez a la semana, las que tengo pendientes de días anteriores, el problema está cuando hay que tirar de memoria a más largo y localizar con exactitud cuando hice una tarea que realicé hace bastante tiempo. Por este motivo sé que tarde o temprano, tendré que aplicarme y complementar el uso del cuaderno con un software que me permita realizar búsquedas sobre las tareas.

  3. @jummp :

    Además de un pequeño bloc de notas que llevo siempre conmigo, yo utilizo la función de grabación de notas de voz de mi teléfono móvil. Es una forma rápida de “guardar” algo para después. Además, por el hecho de estar en tu teléfono tienes la seguridad de que siempre está contigo para cuando quieras revisarlas 😉

    Por cierto, estoy empezando a publicar en mi blog una serie de artículos sobre cómo hago para implementar GTD. Quizá te pueda ser útil para dar el paso definitivo…

    • jummp dijo:

      Muy interesante el uso del móvil para grabar unas notas. Tu blog también tiene muy buena pinta, te he añadido a mi agregador.

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