El papel de los usuarios en un proyecto de desarrollo de software

Todos sabemos que cuanto mayor sea la ayuda de los usuarios en un proyecto de desarrollo de software, mayores serán las probabilidades de éxito que tenga el mismo.

No obstante es importante hacer algunas matizaciones:

1) El proyecto no se hace sólo, porque incluso existiendo una gran ayuda por parte de los usuarios, si no se consigue interpretar con precisión lo que quieren y no se dinamiza un feedback continuo de los mismos durante todo el proceso de desarrollo, se incrementarán las posibilidades de que algún requisito funcional no se haya recogido adecuadamente o de que se haya realizado un software con una usabilidad incómoda para los usuarios.

Estas circunstancias son fuente de innumerables problemas en las fases finales del proyecto y provocan retrasos, sobrecostes y grandes dificultades para cerrar el proyecto, además de crear conflictos con el cliente que pueden perjudicar las relaciones futuras con el mismo. Esto hace que sea fundamental el papel que desempeñan tanto el jefe de proyectos, como el equipo de analistas funcionales y analistas programadores.

2) Es importante que entre el grupo usuarios asignados al proyecto haya usuarios que vayan a estar implicados en el futuro uso del sistema de información, es decir, no es suficiente que el equipo de usuarios esté formado por “ideólogos” o “teóricos” que se nutrirán del resultado del trabajo de la herramienta, sino que es fundamental que participen usuarios que después se tengan que poner el mono de trabajo y vayan a trabajar con el software. Es importante conseguir la combinación de ambos tipos de usuarios (tampoco es positivo que en el grupo de usuarios no participen usuarios directores, ya que pueden existir conflictos entre usuarios que éstos deben solucionar y también es recomendable que el software no sólo se diseñe para el corto plazo, sino que sirva para tareas de gestión, planificación, etc… y esta visión la proporcionan principalmente los usuarios directores), por lo que el jefe de proyectos debe poner en conocimiento del cliente esta necesidad, como es lógico explicando los riesgos de que no se aplique esta estrategia.

3) Los analistas están para ayudar y para colaborar con los usuarios en la especificación y diseño de la solución, pero no están para “dar lecciones” a los usuarios y enseñarle cómo deben hacer su trabajo. Si los usuarios hacen su trabajo de una determinada manera, aunque no sea la más ortodoxa, siempre tendrá una justificación que sólo se entendería si realmente estuviéramos haciendo su trabajo durante un tiempo y viéramos los problemas con los que se enfrentan cotidianamente. La clave por tanto está en la colaboración y en el diálogo, es decir, se pueden proponer cosas al usuario, se le pueden dar ideas, pero no se le puede dar una vuelta al calcetín de cómo hacen sus tareas, salvo que ellos mismos lo soliciten y procurando en estos casos y en consenso con los usuarios que los cambios sean tranquilos.

4) Es fundamental documentar el proyecto, en primer lugar con la documentación que se especifique en las normativas de desarrollo de la organización para la que se realiza el servicio, con las matizaciones que indique el Director del Proyecto, en segundo lugar con la documentación que establezcan las normativas internas de calidad de tu organización (no requerirá un sobreesfuerzo, ya que en la mayor parte de los casos coincidirá) y a todo lo anterior sumarle toda la documentación de trabajo que sea necesaria para trabajar con los usuarios, que no tienen por qué entender de modelos de datos, de diagramas de casos de uso, etc…, es más, es un error trabajar con los usuarios utilizando dichas herramientas, ya que estas son de utilidad técnica y no hablan el mismo lenguaje de los usuarios. Este tipo documentación, por tanto, no tiene por qué tener los formalismos de la técnica y tiene como objetivo que el usuario capte lo que el analista está interpretando y se pueda ir perfilando a partir de esto, tanto requisitos, como casos de uso, interfaces, etc… Es muy importante trabajar todo esto, ya que comenzar demasiado pronto con la construcción, es algo muy arriesgado, ya que los costes de modificar algo en las distintas fases de la construcción pueden ser muy importantes y provocar que se tengan que reconstruir varias veces distintas funcionalidades de la aplicación.

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