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Archivos diarios: abril 21, 2010

Tampoco descubro nada nuevo si os hablo en este artículo sobre los beneficios que tiene la utilización de un software para la realización de comunicaciones electrónicas internas, ya que al igual que el Portafirmas Electrónico permitirá una mejora en la eficiencia de los procesos, entre otros motivos por el simple hecho de evitar buena parte del trasiego de papeles, lo que tendrá consecuencias económicas positivas para la organización (algo siempre importante, pero más todavía en los tiempos actuales) y también, y por qué no decirlo, en las políticas medioambientales que se definan en el organismo.

Un sistema de comunicaciones electrónicas internas es funcionalmente muy sencillo, básicamente consiste en el envío desde un origen a un destino (o conjunto de destinos) de un documento o una serie de documentos (firmados electrónicamente o no). Sobre este esquema básico se pueden definir diferentes circuitos para el tránsito de papeles en función de determinadas necesidades.

Mi recomendación es que el sistema de comunicaciones electrónicas internas, esté integrado con una solución de Portafirmas Electrónico, ya que de esta manera se centraliza la gestión de la firma electrónica de documentos para cada persona en un único punto (independientemente de la aplicación origen), el cual a su vez se tiene que integrar con un sistema de autenticación y firma electrónica. Además es conveniente que el sistema de comunicaciones electrónicas internas esté integrado con un sistema de gestión documenta para que este sirva de repositorio de los documentos asignándosele a los mismos la información pertinente en sus correspondientes metadatos.

El combo plataforma de autenticación y firma electrónica, Portafirmas Electrónico, Sistema de comunicaciones electrónicas internas y sistema de gestión documental, conforman un conjunto de soluciones que no requieren de una gran inversión y que permitirá obtener retornos prácticamente desde el momento de su implantación y puesta en marcha.