El día solo tiene 24 horas y la semana 168

Todos tenemos picos de trabajo, para algunos incluso todo el trabajo es un pico.

En la profesión informática muy pocas veces se trabajan las horas que aparecen en el contrato, en unos casos por “recomendación” de la empresa que te paga, en otros por la responsabilidad individual de cada uno en llevar correctamente los proyectos que tiene asignados.

Sea cual sea el caso, hay que intentar en la medida de lo posible llevar una gestión del tiempo lo más correcta posible:

1) Uno de las causas que más pérdida de tiempo provoca son las reuniones: intenta que sean las justas y necesarias, si no da tiempo de preparártela en profundidad, al menos ten claro que objetivos pretendes conseguir con la misma y lucha por intentar alcanzarlos. Intenta que la reunión esté centrada en la materia que se esté tratando evitando que se desvíe la atención a otros temas.

2) Si la convocatoria de la reunión depende de ti, trata de establecer un orden del día, aunque sea informal y con pocas líneas, te permitirá centrar la reunión y que los asistentes tengan un punto de referencia.

3) Si la reunión tiene que celebrarse (reunión de seguimiento de proyecto, por ejemplo) pero tienes un hito más urgente, intenta aplazar la reunión un tiempo razonable, por regla general hablando se entiende la gente y si la reunión no es crucial se pondrán pocos reparos a retrasarla dos o tres semanas.

4) Utiliza el medio de comunicación más adecuado con tus compañeros o proveedores a las circunstancias que se planteen, a veces será mejor levantarse e ir a hablar con la persona, otras el teléfono, otras la mensajería instantánea, otras el correo electrónico. La experiencia y el conocimiento de tu medio determinará que es lo más adecuado para cada situación e interlocutor.

5) Si necesitas tomarte descansos, lo mejor es que los concentres, de esta manera el descanso será más efectivo y no te provocarás tantas interrupciones.

6) Intenta cerrar cosas. Muchas cosas pequeñitas abiertas generan mucho esfuerzo de mantener vivas hasta que se cierran.

7) Prioriza, pero no olvides las tareas pequeñas, es más, si la tarea que llega es muy pequeña, lo mismo hasta interesa quitártela (incluso con una interrupción en tu actual tarea) que soportar el overhead de tener que mantener que tenemos esa tarea pendiente.

8) Intenta tratar bloques de tareas completos e intenta evitar que queden flecos.

9) Aprovecha los picos de tiempo. Si te quedan 5 o 10 minutos para irte, intenta cerrar tareas, aunque sean pequeñas, lo agradecerás.

10) Delega. La responsabilidad de que lo que se delega no funcione es tuya, por tanto de la misma manera que tienes que apreciar el trabajo de la persona a la que has delegado si esta lo hace bien, también tienes que exigirle responsabilidad en el caso de que no lo haga de manera adecuada.

11) Cuando des instrucciones intenta que en las mismas se traten diversas posibilidades, es decir, si pasa X entonces hacer esto, si pasa esto otro entonces hay que hacer tal, etc… esto permitirá que tu equipo sepa que hacer sin necesidad de estar consultándote continuamente.

12) Otorga un margen de error al equipo, es decir, dale la oportunidad de que se equivoque hasta el umbral que decidas marcar. De esta manera no solo se fomenta su crecimiento sino que también te evitará interrupciones que lo mismo cuestan más que el margen de error que se ha considerado tolerable.

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