Los usuarios esperan más que un sitio donde grabar datos

Muchas veces se plantean las aplicaciones como un lugar donde simplemente los usuarios graban datos (extiéndase esto a generar documentos o a sacar una serie de informes más o menos básicos).

El planteamiento en sí no es erróneo ya que cualquier software que se desarrolle para realizar mantenimiento de datos siempre me va a parecer mejor que cualquiera hecho por un usuario para realizar esa tarea y no quiero con esto restarle el más mínimo valor a esas soluciones ofimáticas, ya que a muchos les permite sacar adelante el trabajo del día a día.

Son varios los inconvenientes que plantean, me centraré en dos (aunque no hay que obviar otros, como es el mantenimiento de datos de carácter personal en ficheros que no cumplen los requisitos establecidos por la Ley o la posibilidad de pérdidas de información si los archivos no se encuentran ubicados en espacios donde se apliquen copias de seguridad):

– Este tipo de soluciones no siguen una normalización de la información, lo que provoca que la explotación de la misma resulte compleja, es decir, puedes encontrar lo que estás buscando, pero extraer otro tipo de conclusiones sobre ellas es complicado. Esto es un problema inherente a la extrema flexibilidad que ofrecen este tipo de herramientas y a que el uso que se le suele dar a las mismas es muy superficial (depósito de datos organizado de una determinada manera).

– Muchas veces este tipo de alternativas son como una caja B de las aplicaciones informáticas, donde se almacena información que el programa no contempla o bien se utiliza esta estrategia por resultarles más sencillo mantener el dato de esta manera. Esto plantea múltiples inconvenientes, ya que dará lugar más que posiblemente a una falta de coherencia en los datos, es decir, en la aplicación principal y en las “no oficiales” una misma entidad puede tener información distinta, ¿cuál es la buena?.

Este artículo no trata de criticar estas soluciones, sino de intentar exponer una de las causas que llevan a los usuarios a las mismas:

Tal vez no sea la causa más importante de la proliferación de soluciones basadas en herramientas ofimáticas, pero sí es una que da lugar a la aparición de cajas B y no es otra que el desarrollo de aplicaciones que simplemente se encargan de permitir grabarle datos. Eso ya lo tienen con su hoja de cálculo o con su base de datos ofimática y además lo pueden hacer más rápido y fácil (de hecho, como ya he dicho en otras ocasiones nada puede competir contra este tipo de herramientas salvo que las alternativas ofrezcan utilidades que ahorre trabajo) . En su lugar se les ha puesto un programa que les hace lo mismo, solo que la productividad con él disminuye ya que se tarda más en grabar los datos y es más complicado y además se encuentran con errores que no siempre se arreglan tan pronto como desearían.

Las aplicaciones no solo hay que pensarlas como almacén de datos, sino también como una colección de utilidades que realmente proporcionen un valor añadido al que las usa, si el usuario nota esa diferencia no pondrá tanto inconveniente en utilizar una herramienta más compleja y que les obliga a trabajar de una determinada manera, se trata de un “tu me das, yo doy”. Cuando se rompe el equilibrio, los usuarios (salvo instrucciones expresas que obliguen al uso de la aplicación) tenderán a los caminos alternativos (no todos, porque la ruptura del equilibrio no se produce para todos en el mismo sitio y a la vez)

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