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Archivos diarios: noviembre 4, 2010

Mediante la implantación de sistemas de firma electrónica y su integración en sistemas de información, así como el desarrollo de herramientas específicas para el envío de documentos firmados electrónicamente entre departamentos de una misma organización, se está consiguiendo paulatinamente (más lento de lo que sería deseable, pero lo importante es, por lo menos, avanzar) reducir el volumen y tráfico de papel dentro de la organización.

Esto tiene sus evidentes ventajas medioambientales, además de otras tan importantes como son la de la mejora general en la eficiencia de los procesos implicados. Como es lógico este tipo de soluciones son recomendables no solo en el ámbito de la administración pública, sino para cualquier organización.

Sin embargo hay algunos aspectos donde las administraciones públicas deben mejorar considerablemente, entre los que destaco en este artículo las licitaciones. ¿Por qué? Pues por la considerable cantidad de papel que se genera cada año por parte de las entidades que participan en los concursos, en el que por regla general, salvo la parte de la oferta técnica, se repite licitación tras licitación (lo que hace que se tenga que invertir esfuerzo que perfectamente podría ser evitado en gran medida), la presentación del mismo tipo de documentación.

Esta forma de funcionar no es práctica para nadie, ni para la administración ni para los licitadores, a lo que hay que sumar que en muchas ocasiones dentro de un mismo tipo de administración los pliegos de cláusulas administrativas particulares son distintos, en lugar de existir un pliego común para todas y a partir de él que se añadan las casuísticas particulares del contrato (y si se quiere de la propia organización), pero todo basado en un único modelo.

Además habría que arbitrar mecanismos para que los registros de licitadores almacenasen para cada empresa una mayor cantidad de información que la que actualmente poseen y que sea algo más vivo (o para que la documentación presentada en una licitación pueda ser reutilizada en otra), de manera que en una posible presentación telemática de una oferta se haga referencia a información ya almacenada en dicho registro o en el sistema de licitación electrónica (referencias a proyectos similares e incluso el Currículum de los empleados, una vez analizadas las consideraciones establecidas por la Ley de Protección de Datos).

También habría que mejorar en todo lo relativo a las certificaciones, donde las administraciones públicas deberían publicar una interfaz para que las empresas puedan integrarlos dentro de sus sistemas de gestión, de manera que puedan enviar a la administración las facturas de las certificaciones, con la correspondiente documentación complementaria en el caso de que fuera necesario.

Como suele pasar en la implantación de soluciones y tecnologías en las administraciones públicas hay algunas que tienen más avanzados estos aspectos que otras, pero desde mi punto de vista se debería hacer un esfuerzo por mejorar en todo lo relativo a la licitación electrónica y el ciclo de vida de sus expedientes de contratación porque será beneficioso para la administración, las empresas y el medio ambiente.