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Archivos diarios: diciembre 12, 2010

A día de hoy, una empresa de un tamaño mediano o grande que no aproveche las ventajas que le proporciona la firma electrónica está perdiendo la oportunidad de ganar agilidad en sus procesos, resolver problemas relacionados con la movilidad (no es necesario que el gestor llegue al papel o el papel al gestor para que lo firme) y también por qué no, reducir costes (y casi más que por el posible ahorro de papel, por la reducción del espacio necesario para almacenar los documentos).

Tener una solución de firma electrónica no es suficiente, es algo en lo que insisto mucho. Es cierto que es el núcleo, pero resulta necesario para sacarle la mayor rentabilidad posible que venga acompañada por una solución de portafirmas electrónico (y que sean los terceros sistemas internos los que interoperen con él) y de comunicaciones electrónicas (esta última menos prioritaria que las dos anteriores). El núcleo o servidor de firma es importante en el sentido de que además de dotar la funcionalidad que necesitan un portafirmas electrónico y un sistema de comunicaciones electrónicas (que utilizará dicho núcleo generalmente a través de un portafirmas electrónico), permite que usuarios puedan firmar directamente a través de aplicaciones (realizando la integración correspondiente), algo que será muy común cuando la firma del documento debe ser realizada por personal ajeno a la organización, como por ejemplo, la presentación de una determinada solicitud.

Una vez resuelto el problema de la firma, tocaría tratar el siguiente aspecto que no es otro que la gestión de un importante volumen de documentación en formato digital. Con esto entran en juego por un lado lo que es la propia gestión documental de una organización, la cual puede existir como un proceso más o no y por otro la existencia de una solución informática que permita el tratamiento y gestión de documentación digital.

Es cierto que se puede utilizar un sistema de gestión documental sin existir una gestión documental propiamente dicha, es decir, se puede utilizar como un simple contenedor de documentos organizados de una determinada manera. Si conviene o no combinarlo con una estrategia de gestión documental, va a depender muy mucho del volumen de la documentación con la que se trabaja y del número de orígenes posibles que pueda tener la misma, ya que de nada sirve tener los documentos guardados en un sistema de este tipo, para después tener serias dificultades para localizarlos y/o para tratarlos como un conjunto.

Imaginemos que tenemos sistemas de información que gestionan información sobre diferentes materias, pero que tienen, por ejemplo, como atributo común la provincia y el municipio al que van referidos los documentos, tal vez a nivel de cada sistema de información sea relativamente simple localizar qué documentos se refieren a qué provincia o a qué municipio, pero otro gallo cantaría si se pretenden localizar un conjunto de documentación de una provincia o de un municipio que supere el ámbito de gestión de una determinada aplicación.

Solventar ese tipo de problemas a nivel general requiere de una estrategia de gestión documental (soluciones o parches para necesidades particulares, con más o menos esfuerzo, siempre es posible) que si bien supera los ámbitos (conceptualmente) de la documentación digital, su alcance siempre debe ser el que se necesite en cada momento, pero teniendo una cierta visión de futuro, ya que modificaciones en los ciclos de gestión de los documentos, sus ciclos de vida y la asignación de sus atributos (sobre todo esto último) pueden requerir importantes costes en un futuro (proporcionales al volumen de documentación que se gestiona), sobre todo para mantener una cierta coherencia que permita gestionar conjuntamente documentación anterior y posterior al cambio.

Tener visión de futuro significa adivinar una tendencia a cierto tiempo vista, no imaginar una situación ideal que dé lugar a soluciones para una realidad que no va a ser la que nos vamos a encontrar realmente (esto da lugar a soluciones sobredimensionadas, que además de caras de concebir, son caras y complicadas de mantener).