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Archivos diarios: diciembre 13, 2010

Como comenté en el artículo de ayer y en otros relacionados sobre esta materia, la firma electrónica es uno de los mejores inventos relacionados con la agilización de procesos en una organización, ya que permite (entre otras cosas) evitar (por lo menos en un porcentaje alto, si se toma lo suficientemente en serio su implantación) el trasiego de papeles de un lado para otro, reduciendo el tiempo que se pierde en todo ese proceso, ahorro al que hay que sumar el hecho de que no sea necesaria la presencia física de los firmantes.
Por este motivo siempre digo que si una empresa quiere modernizar sus estructuras una de las primeras decisiones que tiene que tomar es la implantación de la firma electrónica.

La firma electrónica rompe con la necesidad de que la persona acuda a dónde está el papel ya que es el documento el que busca al firmante, el cual podrá firmar desde cualquier lugar en el que se encuentre.

Los siguientes pasos para mejorar la ubicuidad de la firma electrónica se encuentran:

1) Conseguir la mayor compatibilidad posible con los navegadores (puede ser frustrante perder tiempo en localizar un ordenador para firmar y tener que perder más tiempo en instalarte un navegador que sea compatible).

2) Tan importante como lo anterior, permitir que se pueda realizar la firma electrónica desde dispositivos móviles.

Esto último resulta muy interesante ya que no se necesitará acudir a un portátil o a un PC para realizar la firma de un documento, sino que desde el terminal móvil se tendrá la capacidad de realizar esa acción. Habrá ocasiones donde se agradezca poder firmar de esa manera ya que permitirá resolver de forma rápida situaciones de urgencia (el típico documento que hay que firmar que no puede esperar) y permitirá dar una gran libertad a este tipo de personas ya que sabrán que teniendo cobertura podrán dar respuesta tanto a ese tipo de contingencias como a otras no tan urgentes de manera flexible.

Si a través de dispositivos móviles se pueden leer correos, ver documentos, consultar tu agregador favorito y navegar, el hecho de que se pueda firmar electrónicamente a través de ellos es una consecuencia lógica. Es decir, si a veces se convierte en un instrumento más de trabajo y en el trabajo tengo que firmar documentos, ¿por qué no tener esa posibilidad también?.

A organizaciones con empleados que tienen que autorizar operaciones, actuaciones, acciones, los cuales tengan una cierta movilidad de su puesto de trabajo, les recomiendo, que si no lo han hecho ya, planteen proyectos pilotos para la implantación de la firma electrónica (en algunos casos, podrán hacerlo de forma gratuita o con costes mínimos) y verifiquen por ellos mismos las ventajas que les proporciona contar con este tipo de soluciones.

Por ese motivo, a la hora de elegir una plataforma de firma electrónica, además de verificar su productividad y robustez, su capacidad de integración con las aplicaciones ya desarrolladas en la organización, su integración con sistemas de gestión documental, la existencia de productos complementarios que permiten extraer un gran rendimiento, como por ejemplo, un portafirmas electrónico, un sistema de comunicaciones electrónicos, es necesario evaluar su matriz de compatibilidad con navegadores y también su matriz de compatibilidad con terminales móviles.