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Archivos diarios: diciembre 16, 2010

Depende de si requiere o no integración con sistemas ya existentes, ya que si es así, será necesario hacer en los mismos las modificaciones oportunas para integrarlos con la plataforma o bien para integrarlos con el sistema de portafirmas electrónico (opción esta que recomiendo para los circuitos de firma internos de la organización).

Sin embargo, aún planteándonos el objetivo final de integrarlos con los sistemas de información de la organización, es posible tener la plataforma funcionando prácticamente de inmediato y con una alta productividad si se acompaña al menos con una solución de portafirmas electrónico, ya que la misma permite el envío de documentos a firmar al destinatario que se elija (generalmente). Si además se acompaña con una solución de comunicaciones electrónicas pues todavía se tendrá más potencia, ya que permitirá definir flujos de validación y firma más complejos.

Es decir, basta con que se llegue a un acuerdo con un proveedor, que te lo instale o que lo instales y ya tienes en funcionamiento el sistema. Si modificas las procesos para que los documentos a firmar te lleguen a través del portafirmas electrónico o que las comunicaciones que recibas deban ir en digital y firmadas, ya habrás dado un importante paso hacia adelante.

Si tu organización no dispone de una infraestructura informática para mantener este tipo de sistemas (aunque realmente no se requiere gran cosa, salvo que el volumen de documentación a firmar sea muy importante), siempre existe la posibilidad de contratar este tipo de servicios como si de un sistema SaaS (Sofware as a Service) se tratara.

En cualquier caso, lo que digo siempre sobre este tema, si no lo tienes muy claro o si tienes dudas acerca de la mejora de la productividad que te puede ofrecer, solicítale al proveedor o proveedores un proyecto piloto y pruébalo. En mi organización, toda persona con potestad de firma y que firma de manera cotidiana un número más o menos importante de documentos y que ha probado este tipo de sistemas, no tiene voluntad de volver atrás, ¿quiere decir esto que desaparece completamente la firma manuscrita? aunque sería lo ideal, no es así, pero el grado de penetración cada vez es más grande.