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Archivos diarios: marzo 13, 2012

La documentación generada en un momento dado en el tiempo va perdiendo valor en cada evolución que se realiza de un sistema de información.

Esa pérdida de valor o de utilidad depende como es lógico del impacto que hayan tenido los cambios respecto al contenido del documento y de la actualización que se realice de los mismos conforme se evolucione el sistema o la capacidad de reconstruir documentalmente (con un esfuerzo razonable) los conceptos que quieren reflejar en los mismos si se opta por una política documental basada en un enfoque incremental (cada documento refleja las modificaciones de la nueva versión del producto respecto a la anterior).

Por tanto, la documentación va perdiendo utilidad conforme va pasando el tiempo y su adecuado mantenimiento requiere de un esfuerzo directamente proporcional a la cantidad de documentación que sea necesario mantener y a los cambios que va sufriendo el sistema de información.

No obstante hay que tener en cuenta que una determinada documentación puede ser esencial en un momento concreto del tiempo (por ejemplo en la entrega de una nueva iteración del sistema) y que esto es más prioritario que el hecho de que la misma puede perder su utilidad en el tiempo (o incluso en la siguiente evolución de la aplicación).

Estos factores deben ser tenidos en cuenta a la hora de determinar la estrategia documental de los sistemas de información de una organización o de un proyecto concreto, de manera que la documentación generada sea racional con las necesidades concretas y con el esfuerzo que se puede dedicar a ellas (además de a las características particulares que pueda presentar un determinado tipo de desarrollo).

Sobre los excesos, Joseph Costello, especialista en sistemas software de soporte al diseño electrónico (aunque su actividad profesional se extiende también a otro tipo de aplicaciones), tiene una cita muy contundente, pero que expresa la necesidad de racionalizar la documentación que se va generando en un proyecto o a lo largo de un ciclo de vida del software: “Nunca me he encontrado un ser humano que quisiera leer 17.000 páginas de documentación, y si existiera me lo cargaría con tal de expulsarle del acervo genético”.