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Archivo de la etiqueta: Administración electrónica

¿Cuánto dinero ha costado que prácticamente cada Administración Estatal, Autonómica, Provincial o Municipal tenga una solución de Oficina Virtual y servicios de autenticación y firma electrónica?.

¿Tiene sentido ese gasto?, ¿qué beneficios proporciona esa fragmentación?.

Ese gasto (muchos millones de euros) está muy lejos de ser justificados con los más que mediocres resultados que se están obteniendo con la Administración electrónica.

Y lo peor es que no se trata de un gasto realizado de una sola vez, después hay que mantener toda esa infraestructura, por lo que se están “pagando intereses” por ese motivo.

Esa fragmentación es además tecnológica, por lo que lo que funciona en mi relación administrativa con una determinada Administración no tiene por qué funcionar con otra (aunque esté en el otro lado de la calle).

Esta fragmentación es el resultado de esa velocidad desbocada que cogió la implantación de la Administración Electrónica donde sin la existencia de un plan, cada uno hizo la guerra por su cuenta.

¿La solución? No es fácil, teniendo en cuenta todo lo que hay ya implantado. Desde mi punto de vista se debería tender a servicios de Oficina Virtual y de autenticación y firma electrónica en nubes que engloben a conjuntos de órganos administrativos, por ejemplo, en el caso de una Comunidad Autónoma una sola Oficina Virtual y un solo servicio de autenticación y firma electrónica para todas sus Consejerías (yo incluso iría más allá e intentaría arbitrar las medidas oportunas para que todas sus Diputaciones y Municipios la utilizasen).

Hablo de nube, no de una solución técnica que sea común y después se implante en cada sitio (para mi eso no soluciona nada y el único ahorro que tiene es no desarrollar de cero ese producto, pero que después termina siendo una utopía porque después vienen las personalizaciones, actualizaciones, etc… que al cabo de un par de años da lugar a una infraestructura fragmentada).

¿Y la integración de esas Oficinas Virtuales con los backends que probablemente estén implantados en las infraestructuras de cada entidad administrativa? Respondo con otra pregunta, ¿acaso es eso un millonésima parte más caro o complejo que mantener las infraestructuras actuales?.

Lo he dicho muchas veces y no me cansaré de repetiros el mantra de que la informática no resuelve problemas de carácter organizativo. Primero se tienen que resolver estos problemas y después la informática ayudará a hacer más eficientes los procesos (si se ha trabajado bien) y a obtener información y conocimiento de los mismos que permitan tomar decisiones que lleven a una mejora continua de la organización.

La implantación de la Administración Electrónica debería haber sido precedida por un plan general de racionalización de los procesos administrativos y eso se hacía mediante cambios de Leyes y normas. Este proceso se ha ido realizando de forma coetánea a la implantación de la Administración Electrónica de manera muy lenta, lo que no ha beneficiado en nada a la expansión de la misma.

Simplificando procesos no solo se reduce la carga de backend, sino que también tiene un impacto directo con el ciudadano ya que se simplifican los trámites y los tiempos medios de tramitación de los procedimientos.

Que tenga que haber una conjunción planetaria para poder presentar un trámite (que lo mismo me he llevado decenas de minutos u horas rellenarlo) es uno de los mayores males para la expansión de la firma electrónica.

Si un ciudadano de a pie tiene que empezar a instalar otro navegador, bajar de versión el que ya tiene, instalar un fichero por aquí y otro por allá, que le pregunten por versiones de máquina virtual Java, etc… lo tenemos claro si realmente queremos que se utilicen los servicios de administración electrónica.

La complejidad tenemos que solucionársela al ciudadano y no que sea él quien resuelva lo que no se ha sabido hacer bien. Apple ha enseñado el camino en ese aspecto: hacer esfuerzos importantes de ingeniería para que el usuario disfrute de sus dispositivos y servicios y no para perder el tiempo en aprender a utilizarlos.

Es necesario que la solución de autenticación y firma electrónica elegida tenga una matriz de compatibilidad con los principales navegadores del mercado y con el mayor número de versiones de los mismos y lo más importante que el tiempo existente entre una nueva versión de esa solución que cubra una nueva versión de esos navegadores sea cuestión de horas o de días (como sucede con los principales antivirus cuando surge uno nuevo) y no solo eso, que esa nueva versión llegue al entorno de producción poco después y con el menor coste de instalación (o desatendido con autorización previa de instalación o no).

Un error muy típico lo tenemos en el diseño de los formularios de presentación telemática en los cuales, en lugar de buscar soluciones simples y sencillas para el ciudadano o para personas jurídicas se ha optado por el diseño de angostos formularios para los cuales se necesita tener quince doctorados para rellenarlos con una información medianamente decente (en el caso de que el ciudadano tenga la paciencia necesaria para rellenarlo, la calidad del dato no será muy buena, lo que después dará probablemente a uno o varios trámites de subsanación).

Con estos formularios se pretende que el ciudadano descargue de parte de trabajo a la Administración, cuando en realidad el objetivo de la Administración Electrónica es distinto: facilitar y simplificar las relaciones que tiene el ciudadano con la Administración. Y no me vale el criterio del ahorro económico para dar un mayor “trabajo” al solicitante, ya que salvo excepciones ese ahorro económico es ínfimo.

Por otro lado hay que tener en cuenta que el desarrollo de formularios complejos requiere unos mayores costes de desarrollo y unas plataformas de Oficinas Virtuales a la vez más complejas. Lo mismo lo que te consigues ahorrar por un sitio (a costa del ciudadano) te lo terminas gastando por otro.

Los formularios deben ser simples siempre que sea posible (y es posible incluso en aquellos casos donde parece que no es viable realizar esa simplificación) y no pedir al ciudadano que realice tareas redundantes o que podría realizar la Administración, por ejemplo, si un determinado trámite telemático requiere una memoria que se adjunta en la solicitud, no se le debe hacer al ciudadano grabar en el formulario información contenida en el mismo (salvo que sea absolutamente necesarios).

¿Por qué no termina de arrancar la administración electrónica? La respuesta es compleja y en los siguientes artículos voy a comentar algunos factores que, desde mi punto de vista, tienen gran influencia.

No obstante antes de entrar a analizar esos factores es importante poner sobre la mesa una realidad (al menos para mi) y no es otra de que las expectativas puestas en la administración electrónica eran demasiadas, se disparó la inversión y se empezaron a hacer leyes sin tener en cuenta el contexto real en el que nos encontramos.

Las Administraciones Públicas se lanzaron a montar oficinas virtuales, aplicaciones que en tenían en sí una oficina virtual embebida, a contratar sistemas de autenticación y firma electrónica y todo con poco orden y concierto. El fin evidentemente era positivo pero las acciones para llegar a ese fin no.

¿Por qué digo demasiadas expectativas? Pues porque se pensaba que a base de dinero se conseguiría una implantación eficaz de la misma y no ha sido así. Se han conseguido resultados, es evidente, pero ¿están acordes a la inversión realizada?.

No quiero que entendáis que estoy en contra de la Administración Electrónica, antes al contrario, soy un defensor a ultranza de la misma y lo que critico es cómo se han hecho las cosas, se ha ido a un ritmo de 1000 km/h cuando en realidad se hubiera requerido un ritmo inferior y que hubiera conseguido unos resultados como mínimo similares y con una inversión mucho menor.

¿Por qué algo que a todas luces es beneficioso e incrementa la productividad en las organizaciones y en las relaciones entre ellas y sus clientes (sean otras empresas o particulares) no termina de extenderse de manera generalizada?.

Los motivos pueden ser muchos. Yo no soy un profesional del mundo de la firma electrónica y los certificados digitales por lo que lo más probable que aquellos que se dedican directamente a esto tengan un criterio más acertado y sólido que el mío.

Un problema importante que nos solemos encontrar cuando queremos realizar la firma electrónica o la autenticación es la fragmentación tan importante que existe en el software que permite hacer estas funciones, algo que podemos notar sobre todo en su compatibilidad con los navegadores. Es decir, para una organización concreta hacer un trámite implica una conjunción planetaria para instalar una versión de navegador que te permita realizarlo (probablemente una versión obsoleta del que ya utilizas u otro navegador que juraste desterrar para siempre jamás de tu sistema operativo), después de haber conseguido esta magia, toca de nuevo hacer un sortilegio cuando vayamos a intentar hacer otro con otra organización.

Es evidente que tener una amplia matriz de compatibilidad con los navegadores es una ventaja competitiva para este tipo de software y que todas las empresas que se dedican a esto invierten en esto, sin embargo los clientes de las mismas, sobre todo si se trata de administraciones tardan en recibir e instalar las actualizaciones, entre otras cosas por la fragmentación que existe en las mismas en relación a los servidores locales que tienen instalados.

Otra ventaja competitiva de las empresas de este sector podría ser minimizar el tiempo que existe entre la liberación de una nueva versión del software y su instalación en el cliente con el menor impacto posible (a ser posible nulo) sobre el software que hace uso de los servicios de autenticación y firma electrónica.

Sin embargo los propios acuerdos de licencia que se suelen establecer favorecen la fragmentación ya que suelen restringir las actualizaciones del software, obligando a volver a realizar un nuevo contrato de licencia tras una evolución significativa (o tal vez no tanto) del producto.

Es lógico que las empresas quieran ganar dinero pero a veces lo que se gana por un lado se pierde por el otro, ya que este tipo de circunstancias no favorecen ni mucho menos la expansión del negocio.

Otro aspecto que se suele olvidar es que el ciudadano de a pie está acostumbrado a que documentos serios tengan una rúbrica, eso da legitimidad al documento desde el punto de vista psicológico. Eso está impregnado en la sociedad y dudo muchísimo que a corto/medio plazo eso varíe.

No se trata de emular la rúbrica, en cierto modo eso ya se hace con el “sello de firma” que se suele colocar en los documentos que se han firmado electrónicamente cuando son descargados o se envían a una persona o entidad concreta, entonces, ¿dónde está el problema? pues en la escasa capacidad que tiene el receptor del documento en un formato físico de verificar si efectivamente ese documento es válido o no, en unos casos porque no se ofrece esa posibilidad y en otros por la fragmentación existente en este tipo de sistemas, lo que te obligaría a tener que llamar a prácticamente tantas “puertas” distintas (en el caso de que las haya) como entidades u organizaciones de las que has recibido este tipo de documentos.

Mediante la implantación de sistemas de firma electrónica y su integración en sistemas de información, así como el desarrollo de herramientas específicas para el envío de documentos firmados electrónicamente entre departamentos de una misma organización, se está consiguiendo paulatinamente (más lento de lo que sería deseable, pero lo importante es, por lo menos, avanzar) reducir el volumen y tráfico de papel dentro de la organización.

Esto tiene sus evidentes ventajas medioambientales, además de otras tan importantes como son la de la mejora general en la eficiencia de los procesos implicados. Como es lógico este tipo de soluciones son recomendables no solo en el ámbito de la administración pública, sino para cualquier organización.

Sin embargo hay algunos aspectos donde las administraciones públicas deben mejorar considerablemente, entre los que destaco en este artículo las licitaciones. ¿Por qué? Pues por la considerable cantidad de papel que se genera cada año por parte de las entidades que participan en los concursos, en el que por regla general, salvo la parte de la oferta técnica, se repite licitación tras licitación (lo que hace que se tenga que invertir esfuerzo que perfectamente podría ser evitado en gran medida), la presentación del mismo tipo de documentación.

Esta forma de funcionar no es práctica para nadie, ni para la administración ni para los licitadores, a lo que hay que sumar que en muchas ocasiones dentro de un mismo tipo de administración los pliegos de cláusulas administrativas particulares son distintos, en lugar de existir un pliego común para todas y a partir de él que se añadan las casuísticas particulares del contrato (y si se quiere de la propia organización), pero todo basado en un único modelo.

Además habría que arbitrar mecanismos para que los registros de licitadores almacenasen para cada empresa una mayor cantidad de información que la que actualmente poseen y que sea algo más vivo (o para que la documentación presentada en una licitación pueda ser reutilizada en otra), de manera que en una posible presentación telemática de una oferta se haga referencia a información ya almacenada en dicho registro o en el sistema de licitación electrónica (referencias a proyectos similares e incluso el Currículum de los empleados, una vez analizadas las consideraciones establecidas por la Ley de Protección de Datos).

También habría que mejorar en todo lo relativo a las certificaciones, donde las administraciones públicas deberían publicar una interfaz para que las empresas puedan integrarlos dentro de sus sistemas de gestión, de manera que puedan enviar a la administración las facturas de las certificaciones, con la correspondiente documentación complementaria en el caso de que fuera necesario.

Como suele pasar en la implantación de soluciones y tecnologías en las administraciones públicas hay algunas que tienen más avanzados estos aspectos que otras, pero desde mi punto de vista se debería hacer un esfuerzo por mejorar en todo lo relativo a la licitación electrónica y el ciclo de vida de sus expedientes de contratación porque será beneficioso para la administración, las empresas y el medio ambiente.