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Archivo de la etiqueta: control de costes

Un amigo me contó hace poco una anécdota que sirve de ejemplo para mostrar muy a las claras la conciencia del gasto interno o coste de un proyecto de desarrollo de software por parte de un proveedor de servicios.

Me comentó que un proyecto que él gestiona se encuentra en la actualidad pendiente de la realización de una serie de tareas por parte del grupo de usuarios expertos y que mientras esa actividad se lleva a cabo el equipo de proyecto de la empresa proveedora se encuentra sin tareas significativas que realizar en el proyecto. Ante esa situación, el jefe de proyectos del proveedor, siendo consciente de lo ajustado del presupuesto del que dispone para realizarlo y de que esta parada estaba planificada, puso a disposición de la empresa, las personas que participaban en el proyecto, durante el período de tiempo que estaba previsto el parón, que si bien eran sólo un par de semanas, le permitía ahorrar ese coste al proyecto y además daba la posibilidad de cubrir huecos eventuales en otros proyectos.

El jefe de proyectos podría haber tomado la determinación de mantener todo el tiempo a su equipo, haciendo tareas menores, pero sabía perfectamente que cualquier gasto que pudiera ahorrarse iba a redundar en la gestión económica del proyecto y por qué no decirlo, en la calidad del mismo. También podía haber ocurrido que no se hubiera podido encontrar salida a los técnicos durante ese período de tiempo, si así hubiera sido lo peor que ocurriría sería que se hubiera quedado como estaba, pero si no lo intentaba, desde luego que no habría conseguido ese pequeño, pero siempre importante, ahorro de costes.

¿Por qué el jefe de proyectos tiene tanta conciencia de los costes? Pues porque a él, entre otros aspectos, lo van a valorar en función del resultado final de los proyectos y si uno colecciona proyectos con pérdidas, por mucho que la culpa sea suya o no, la proyección profesional se verá perjudicada, como también se verán perjudicados los ingresos, al perderse o reducirse los variables y en algunas empresas, si las pérdidas son importantes, puede provocar hasta la pérdida del puesto de trabajo.

El escenario actual del negocio del desarrollo de software no es nada alentador:

1) Se ha reducido el número de contrataciones.
2) Las contrataciones (por regla general) van más ajustadas presupuestariamente.
3) Para ganar dichas contrataciones hay que hacer rebajas (importantes en algunos casos) sobre presupuestos de contratación ya de por sí no proporcionados con los trabajos a realizar.
4) En los años de bonanza económica, el número de empresas de desarrollo de software ha crecido y no solo eso, la mayoría de ellas han aumentado en estructura (es decir hay más empresas y encima más grandes). Contra todas ellas hay que pelear para conseguir negocio.

También es cierto que cuando se inicie la recuperación económica, las variables 1) y 2) llevarán también una tendencia ascendente y se pasará de una situación crítica como la actual a una situación con mejores espectativas.

Pero mientras eso sucede hay que sobrevivir (estoy seguro que incluso en situaciones de crisis como la actual hay empresas que siguen creciendo, aunque en la mayoría de los casos, la pendiente será mucho menos pronunciada) y adaptarse a las circunstancias.

¿Están todas las empresas igual de preparadas para sobrevivir a la crisis? Evidentemente no. Algunas variables que considero favorables para que una empresa sea menos vulnerable, son las siguientes:

1) Fidelización de clientes.
2) Alianzas fuertes con otras empresas del sector.
3) Compromiso de los gestores (en estas circunstancias los trabajadores deben sentirse apoyados por los niveles más altos de la organización y sentir y apreciar que están tomando medidas para reducir el impacto provocado por la reducción del volumen de negocio, como por ejemplo, congelación de sus sueldos y de sus gastos de gestión (no deben ser sólo los trabajadores de base lo que carguen con eso), realización de actividades comerciales, búsqueda de alianzas, preocupación por la situación de los empleados (en algunos casos habrá que prescindir de personal, en otros el número de horas semanales no oficiales se incrementará, etc…).
4) Control de costes y de la productividad. Hay que saber objetivamente dónde se producen los gastos de la empresa (hay que controlar gastos relacionados directa e indirectamente con la producción, así como el conjunto de costes de estructura), qué proyectos son rentables y cuáles un sumidero de dinero, es necesario conocer qué personal es productivo y cuál no (por un lado hay que recompensar (ascensos, incrementos salariales por encima de la media) al personal comprometido y productivo y también si no hubiera más remedio y hubiera que reducir plantilla, ésta debería empezar por los puestos menos necesarios y por el personal menos comprometido y productivo).
5) Compromiso de los trabajadores.
6) Costes de producción por debajo de la media del sector (buena metodología interna de desarrollo, buen framework, buen conjunto de componentes y soluciones reutilizables, buen conocimiento del negocio de los distintos clientes, buena gestión interna y con los clientes de los proyectos, buen nivel técnico de los programadores y analistas programadores, buen nivel de los analistas funcionales, capacidad de reducir costes desviando trabajo a centros nearshore u offshore propios o subcontratados (cuidando que la merma de la calidad de los productos no superen el máximo umbral admisible tanto por la empresa como por los clientes), etc…

La crisis no será eterna y las cosas poco a poco volverán a su cauce, pero es necesario entender que no se puede vivir y gestionar una empresa igual en un período de crisis que en un período de bonanza económica.

En una empresa de desarrollo de software, una de las primeros aspectos que debe poner en marcha es el control del coste de los proyectos: imputación de horas de cada uno de los participantes en el proyecto (de esta forma se obtiene el número de horas consumidas por perfil) y la imputación de terceros costes al proyecto (gastos de viajes, tickets de aparcamiento, comidas, etc…).

Esta información junto el presupuesto económico del proyecto (importe por el cual te han contratado el trabajo) y las cantidades facturadas al cliente, debe permitir a los gestores del proyecto ver la situación económica del mismo y junto con la visión del cronograma o Gantt determinar el estado real del proyecto.

Se deben poner los medios para que la visión del estado económico del proyecto se pueda obtener de la forma más rápida rápida y automática posible para los gestores del mismo.