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Archivo de la etiqueta: Gestión del Tiempo

Ideas, conjeturas, sueños, pajas mentales, imaginación, todo eso está muy bien en determinados momentos, hay tiempo para todo, pero a veces hay que concretar y ponerse manos a la obra.

Concretar no es lo mismo que tomar decisiones. Concretar es tomar decisiones llevando a cabo lo que se dice porque las palabras se las lleva el viento y las intenciones se distraen con el paso del tiempo (y no hace falta que pase demasiado).

He asistido y asistiré a muchas reuniones donde se habla de muchas cosas, se dibujan teorías, arreglamos el mundo pero después no se termina haciendo nada y eso es debido a que se gasta toda la energía en expandir nuestro ego en lugar de enfocarla a medidas concretas que podrán dar mayores o menores resultados pero siempre será más que no hacer nada.

Siempre es conveniente enfocar nuestro esfuerzo a acciones concretas. ¡Claro que hay que pensar antes qué es lo que se hace! lo contrario sería ir dando tumbos, pero eso no debe ser excusa para dejar que las palabras se impongan a los hechos.

El austriaco Peter Ferdinand Drucker es considerado como uno de los padres del management y sus obras siguen siendo objeto de estudio en la actualidad. Conceptos como sociedad del conocimiento (nada más ni nada menos que en 1969) o dirección por objetivos fueron desarrollados por él.

Una de sus citas más celebres está relacionada con la gestión del tiempo: “El tiempo es el más escaso de los recursos y, a menos que se administre, ninguna otra cosa podrá administrarse”.

Precisamente la primera vez que tuve la oportunidad de leerla me encontraba con que en el trabajo tenía abiertos una gran cantidad de frentes, cada uno de los cuales compuesto por diferentes tareas y con un flujo continuo de otras nuevas (esta circunstancia ni era nueva, ni es diferente a la que podáis tener cualquiera de vosotros en este momento) y realmente no notaba sensación de avance y pese a que tenía la costumbre de anotar las tareas a realizar y priorizar, estaba tan preocupado por sacar trabajo adelante que pensaba que era una pérdida de tiempo no reflexionar sobre qué tareas debía realizar con mayor urgencia y qué enfoque podría darles para no tener trabajos parados indefinidamente y de esta forma poco a poco volver a una situación de normalidad.

Y precisamente ese era el error, no parar y organizar las tareas y priorizar, ya que como dice Peter Drucker si no administramos el tiempo difícilmente podremos administrar otras cosas. En el momento en que establecí una estrategia y un orden para realizarlas encontré la salida al tunel, no fue algo inmediato, ya que lo que había que hacer no se hacía solo, pero fue cuestión de tiempo (pero mejor aprovechado).

Y esto nos pasa a todos, por muy buenos hábitos que creamos tener (yo creía que los tenía y ahí estaba yo, en medio de las tareas y perdiendo contra ellas). Desde entonces, en circunstancias como esas, intento parar y enfocar una posible solución, evidentemente esto no es magia y no siempre los pasos que elegimos son los más adecuados, pero aún así, si el camino elegido es cosa nuestra siempre tendremos más posibilidades de alcanzar los objetivos que si avanzamos sin rumbo.

Las prisas no llevan a ningún sitio, sin embargo, la mayoría, me incluyo, tenemos siempre prisas por intentar alcanzar los objetivos cuanto antes, obviando que todo necesita su tiempo y que resulta complicado, que no imposible, adelantar su consecución.

El riesgo de intentar acortar plazos puede llevar consigo las siguientes consecuencias:

– Frustración: Resultado de poner en juego una mayor cantidad de energía y de no conseguir los avances esperados.

– Presión: Intentar reducir los plazos se resumirá en que el esfuerzo necesario para alcanzar los objetivos será el mismo, pero se tendrá que repartir en menos tiempo, dando lugar además a menos margen para el error. Por regla general, la presión, sobre todo si es duradera no produce mejores resultados y puede ser contraproducente.

– Pérdida de calidad: Si se quiere llegar a la meta sea como sea, lo mismo por el camino queda parte de la calidad en el grado de acabado de la misma. Hay objetivos donde simplemente basta con llegar, sin embargo hay otros donde no vale todo y que si se llega pero de mala manera será lo mismo que no conseguir el objetivo, ya que lo mismo hay que volver a desandar parte (o todo) el camino realizado o bien se es reina por un día, para que al día siguiente todo vuelva a ser igual que antes.

Lo que acabo de comentar son posibles consecuencias de intentar acortar plazos y por supuesto se pueden producir o no (aunque algunas como la presión parecen complicadas de evitar en estos casos). Como comentaba al principio no resulta imposible acortar plazos, es totalmente posible, pero hay que tener en cuenta que cuando se intenta se expone mucho y hay que valorar qué te aporta realmente reducir los tiempos y si merecen la pena los riesgos en función de la recompensa y del tiempo que se va a ganar.

Otro aspecto a tener en cuenta es que normalmente no nos circunscribimos a un objetivo único, sino que normalmente tanto en el aspecto laboral como en el personal podemos tener diferentes metas. El intento de reducir tiempos en uno de los objetivos implicará que (dado que el tiempo es finito) la cantidad de esfuerzo que se le dedique a otros sea menor y lo mismo estamos vistiendo una meta y desvistiendo otras.

Ahora bien, existe una forma de intentar reducir los plazos sin que necesariamente se produzcan los efectos negativos señalados anteriormente y sin que necesariamente se deban ver afectados otros objetivos y consiste en la optimización de la manera en que hacemos las cosas, en la mejora, a fin de cuentas, de nuestra productividad personal. Si somos capaces de mejorar nuestros hábitos, procesos, estrategias y conocimientos podremos generar mejores y más eficaces resultados en la misma unidad de tiempo y esfuerzo. Todos tenemos margen, más que de sobra para mejorar nuestra productividad y es ese margen el que permitirá acortar plazos sin efectos secundarios.

Otra cita que me parece divertida sobre el desarrollo de software (y quién no ha tenido un lunes malo) la formuló Dan Salomon (traducción libre): “A veces merece la pena quedarse en la cama el lunes, que pasarte el resto de la semana depurando el código del lunes”.

Dejando a un lado la broma de los lunes, es perfectamente aplicable a cualquier situación en la que no estamos centrados o implicados en lo que estamos haciendo. Si hay que hacer algo importante y no nos encontramos en condiciones, es mejor buscar otro momento para hacerlo, en la mayoría de los casos tendremos la posibilidad de realizar otro tipo de tareas, tal vez más mecánicas o con menos trascendencia que sí podamos hacer.

Este verano he tenido la oportunidad de visitar el Teatro-Museo de Salvador Dalí en Figueras, actividad que recomiendo a todo el que pueda, eso sí, salvo que se conozca bien la obra de Dalí es preferible hacer la visita con guía (cosa que, por ejemplo, hice yo).

Allí se tiene la posibilidad de poder contemplar muchas de las obras de este genio. Una de las más conocidas es la reproducción del cuadro “La persistencia de la memoria”, también llamado comúnmente como “Los relojes blandos”.

Me llamó mucho la atención el mismo. Lo había visto antes, pero aunque fuera una reproducción, verlo de cerca y tras la explicación del guía, tomé otra perspectiva del mismo. Creo que no es posible reflejar mejor qué significa realmente el tiempo en nuestras vidas tanto en su impacto sobre la memoria como en nuestro día a día.

El tiempo no es una magnitud absoluta en el universo, es decir, en todo el universo no estamos en el año 2010, el tiempo es relativo y aunque en nuestra existencia sea algo lineal en la que los segundos, los minutos y las horas miden lo mismo no es así en la percepción que nosotros tenemos de ese tiempo. Una hora dura sesenta minutos pero una hora pueden parecer dos o diez horas o tal vez un instante en función de lo que se esté haciendo. Cuando estamos haciendo una tarea con intensidad o viviendo una experiencia maravillosa el tiempo se acelera, cuando una tarea nos parece aburrida o no nos interesa el tiempo se frena y sin embargo en ambos casos ha transcurrido el mismo instante real de tiempo. Por tanto el tiempo realmente es blando tanto a nivel universal como a nivel de cada uno de nosotros, el tiempo es, por tanto, lo que cada uno siente que sea.

Esta idea es perfectamente válida en el ámbito de la productividad. Cuando estamos haciendo algo que realmente nos interesa, con lo que estamos comprometidos, que nos supone un reto, el tiempo no es un obstáculo porque realmente la sensación que tenemos respecto al que ha transcurrido no es lineal y esto no solo permite obtener mayores y mejores resultados por unidad de tiempo sino que permite incrementar nuestra dedicación sin que necesariamente merme nuestra capacidad (salvo que sean actividades que se prolonguen durante un tiempo excesivo tanto desde la perspectiva de un día concreto o en un período más largo de tiempo, en el primer caso porque el cansancio se producirá en cualquier caso y en el segundo porque se empezarán a echar de menos otras actividades que también necesitamos para sentirnos bien).

La memoria también es blanda, el tiempo la deforma, así como el instante en que se recuerda añade o quita matices, pudiendo cambiar el enfoque y teñir con más luces o con más sombras lo que realmente ocurrió.

Todos tenemos picos de trabajo, para algunos incluso todo el trabajo es un pico.

En la profesión informática muy pocas veces se trabajan las horas que aparecen en el contrato, en unos casos por “recomendación” de la empresa que te paga, en otros por la responsabilidad individual de cada uno en llevar correctamente los proyectos que tiene asignados.

Sea cual sea el caso, hay que intentar en la medida de lo posible llevar una gestión del tiempo lo más correcta posible:

1) Uno de las causas que más pérdida de tiempo provoca son las reuniones: intenta que sean las justas y necesarias, si no da tiempo de preparártela en profundidad, al menos ten claro que objetivos pretendes conseguir con la misma y lucha por intentar alcanzarlos. Intenta que la reunión esté centrada en la materia que se esté tratando evitando que se desvíe la atención a otros temas.

2) Si la convocatoria de la reunión depende de ti, trata de establecer un orden del día, aunque sea informal y con pocas líneas, te permitirá centrar la reunión y que los asistentes tengan un punto de referencia.

3) Si la reunión tiene que celebrarse (reunión de seguimiento de proyecto, por ejemplo) pero tienes un hito más urgente, intenta aplazar la reunión un tiempo razonable, por regla general hablando se entiende la gente y si la reunión no es crucial se pondrán pocos reparos a retrasarla dos o tres semanas.

4) Utiliza el medio de comunicación más adecuado con tus compañeros o proveedores a las circunstancias que se planteen, a veces será mejor levantarse e ir a hablar con la persona, otras el teléfono, otras la mensajería instantánea, otras el correo electrónico. La experiencia y el conocimiento de tu medio determinará que es lo más adecuado para cada situación e interlocutor.

5) Si necesitas tomarte descansos, lo mejor es que los concentres, de esta manera el descanso será más efectivo y no te provocarás tantas interrupciones.

6) Intenta cerrar cosas. Muchas cosas pequeñitas abiertas generan mucho esfuerzo de mantener vivas hasta que se cierran.

7) Prioriza, pero no olvides las tareas pequeñas, es más, si la tarea que llega es muy pequeña, lo mismo hasta interesa quitártela (incluso con una interrupción en tu actual tarea) que soportar el overhead de tener que mantener que tenemos esa tarea pendiente.

8) Intenta tratar bloques de tareas completos e intenta evitar que queden flecos.

9) Aprovecha los picos de tiempo. Si te quedan 5 o 10 minutos para irte, intenta cerrar tareas, aunque sean pequeñas, lo agradecerás.

10) Delega. La responsabilidad de que lo que se delega no funcione es tuya, por tanto de la misma manera que tienes que apreciar el trabajo de la persona a la que has delegado si esta lo hace bien, también tienes que exigirle responsabilidad en el caso de que no lo haga de manera adecuada.

11) Cuando des instrucciones intenta que en las mismas se traten diversas posibilidades, es decir, si pasa X entonces hacer esto, si pasa esto otro entonces hay que hacer tal, etc… esto permitirá que tu equipo sepa que hacer sin necesidad de estar consultándote continuamente.

12) Otorga un margen de error al equipo, es decir, dale la oportunidad de que se equivoque hasta el umbral que decidas marcar. De esta manera no solo se fomenta su crecimiento sino que también te evitará interrupciones que lo mismo cuestan más que el margen de error que se ha considerado tolerable.

Un error en el que solemos caer muchos (entre los cuales me incluyo) en al ámbito laboral en mayor o menor medida, consiste en considerar cualquier problema que pueda acontecer, ya sea grande o pequeño, de la misma manera. Si todos los problemas los consideramos iguales, estaremos todo el día resolviéndolos o pendientes de que se solucionen, lo cual resulta agotador y estresante, en lugar de realizar tareas mucho más productivas, algunas de las cuales permitirían reducir en un futuro el número de problemas, y de esta forma actuar más de forma proactiva que de forma reactiva y evitar la sensación de estar siempre apagando fuegos que nunca dejan de aparecer.

No quiere decir que no sepamos distinguir un problema importante o urgente de uno que no lo es, casi todo el mundo conoce la diferencia entre ellos, el inconveniente está cuando no existe proporcionalidad entre la envergadura del problema y la atención, los medios y el esfuerzo que se dedican para resolverlo. Es decir, podremos saber priorizar una tarea sobre otra, pero eso no es suficiente, hay que ser conscientes de que un problema importante requerirá más esfuerzo y atención que un problema que no lo es tanto y que si tratamos todos los problemas con la misma intensidad, además de resultar agotador, seguro que impedirá darle el tratamiento que merecen los problemas más urgentes, ya que los recursos que se tengan, por más grande que sean, serán limitados.

Por tanto todos los problemas no son iguales, no todos son urgentes, no todos son un mundo, no todos son catastróficos, cada uno tienes sus características y si conseguimos darle a cada uno, una respuesta adecuada y en su justa medida ganaremos en productividad, reduciendo, además, el esfuerzo.

Incluso habrá problemas a los cuales aplacemos su solución de manera indefinida, ya sea porque aún siendo importantes no se tengan medios para poder darle una respuesta adecuada o porque no tienen la suficiente importancia como para priorizarse sobre otros trabajos más urgentes. Como es lógico, estos aplazamientos no van a dejar contentos a todo el mundo, ya que ante un problema siempre hay alguien que se ve afectado por su no resolución. Entra dentro de nuestro trabajo gestionar de la mejor manera posible este tipo de contingencias y explicar por qué no se atiende una determinada petición, habrá veces que se entienda y otras veces que no, en cualquier caso hay que intentar dar una explicación y si no es compartida, entender que es parte de nuestro trabajo tomar decisiones tomando como base el interés general, lo cual en situaciones concretas no dejará satisfecho a todo el mundo.