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Archivo de la etiqueta: gestión proactiva

No creo en la gestión reactiva de proyectos y, sin embargo, es todavía la política de gestión de proyectos que nos podemos encontrar con más frecuencia: gestión de plazos, incurridos y cumplimiento de normativa interna y la que solicite el cliente (orientación al cumplimiento).

Y, que no se me olvide, gestión del desgaste en las relaciones con el resto de implicados en el proyecto.

Para lo primero solo se requiere una cierta disciplina, para lo segundo bastante estómago.

Este esquema de gestión está a expensas del contexto del proyecto y el margen de maniobra, cuando es necesario adaptarse al cambio, es reducido porque generalmente se reacciona demasiado tarde y la energía, en lugar de enfocarse a volver a posicionarnos de manera adecuada en el proyecto se emplea en parchear la situación actual (gestionar el desgaste, alcanzar acuerdos que no suelen dejar contentos a nadie, etc…).

Una gestión proactiva trata de marcar unas líneas de actuación, siempre de la mano con el resto de implicados en el proyecto, está abierta a la adaptación al cambio, por lo que es flexible pero sin olvidar los objetivos generales establecidos contractualmente y trata de conseguir el mayor valor posible en el producto (el valor debería estar por encima de todo pero cuando se trabaja para terceros no hay que olvidarse de lo que está escrito, salvo que se hayan ido alcanzando acuerdos que de igual manera os recomiendo que queden por escrito) de acuerdo con los responsables del área usuaria, gestionando de manera adecuada sus expectativas, teniendo en cuenta siempre la inversión realizada y el contexto en el que se ha desarrollado el proyecto.

Este modelo de gestión requiere una mayor cercanía al proyecto, a tu equipo, al resto de implicados, al negocio y conocer de primera mano qué es lo que está pasando. Implica, en pocas palabras, bajarse a las trincheras.

Las horas de jefe de proyecto son las más caras, sin embargo, el problema real no es el precio sino en la rentabilidad que se le saca a esas horas. Si la gestión es reactiva, siempre me parecerá cara, si es proactiva y además, es efectiva, probablemente la podamos considerar hasta baratas.

La gestión reactiva es mucho más simple, no implica tomar decisiones teniendo en cuenta determinadas hipótesis, basta simplemente con reaccionar aplicando medidas donde parece que existen más problemas.

Digo parece porque en muchos casos los gestores reactivos toman otro camino todavía más fácil que consiste en medir el tamaño del problema por los decibelios de las quejas de los usuarios (todo usuario piensa que sus problemas son los más graves y más urgentes) y por el puesto de la organización de quien se está quejando (que aplican el mismo criterio que los usuarios).

Al final todo se reduce a apagar fuegos, ¿qué valor aporta el gestor?, ¿apretar al máximo a su equipo?, ¿realmente ese debe ser el objetivo de un gestor? (apretar al máximo un equipo no es lo mismo que obtener el máximo rendimiento del mismo, son conceptos totalmente diferentes).

La gestión proactiva pretende adelantarse a los posibles problemas que se pueden producir en un proyecto de desarrollo de software o en el ciclo de vida de un sistema de información lo que implica evaluar riesgos y decidir qué estrategia aplicar a cada uno de ellos en función de la probabilidad de que ocurra, de su impacto, del coste de la contramedida, etc…

Pero no se trata solo de de riesgos, se trata también de actuar contra problemas reales que ya tiene el sistema de información: incidencias recurrentes, mala experiencia de usuario, falta de productividad en el uso de la herramienta, problemas de rendimiento, problemas de seguridad, etc…

Actuar de forma proactiva permite actuar con mayor perspectiva haciendo un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles, ya que independientemente de los ajustes que sean necesarios realizar, se trabaja sobre un plan.

La gestión reactiva se basa en dar respuesta a las incidencias, problemas y riesgos conforme van apareciendo y materializando. A nivel de gestión es mucho más simple, se trata de evaluar cuáles son los fuegos que tenemos en cada momento y dirigir los equipos a los focos más problemáticos.

Este modelo de gestión hace que el sistema se encuentre en una permanente crisis, que será más o menos acusada en función de la calidad (o no calidad) del mismo, la importancia del proceso o de los procesos que informatiza y el número de usuarios del sistema.

Si un sistema se encuentra en permanente crisis y no se actúa conforme a un plan que priorice las actuaciones sobre las deficiencias ya existentes, así como otras que pueden ocurrir o que están latentes, la evolución del sistema será muy lenta, con alto coste y con mucho desgaste, a lo que hay que sumar el riesgo de que cuando se actúa de manera desordenada y rápida sobre las incidencias y problemas, puede dar lugar a nuevas incidencias y problemas (efectos colaterales) sobre todo en sistemas con una alta deuda técnica.

Hay una cita de Milt Bryce que alerta sobre el riesgo de los gestores que presentan una orientación reactiva: “Ten cuidado con los ‘bomberos’, son probablemente los principales pirómanos”.