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Archivo de la etiqueta: homogeneización

El desarrollo de software, dentro y fuera del ámbito de un proyecto es el resultado de una serie de decisiones que son llevadas a cabo por diferentes personas. Este proceso trata de formalizar la toma de decisiones en la búsqueda de la unificación de criterios.

En el nivel 3 de CMMI las áreas de proceso tienen un alcance organizacional por lo que tiene sentido que se trate también de armonizar y homogeneizar determinados tipos de decisiones alejando la misma de interpretaciones o varas de medir personales y traspasándolas a un entorno repetible y más objetivo.

Que se plantee un área de proceso de estas características no nos debe resultar extraño, ya que estamos acostumbrados a que un jefe de proyecto o un gerente tome una decisión y el de la mesa, despacho o sala de al lado, para un mismo asunto tome la contraria.

Pero, ¿hasta dónde llegar? Sobre el papel no hay limitaciones, por lo que podría extenderse hasta a decisiones de bajo nivel, sin embargo y desde mi punto de vista, no resultaría operativo ni ágil y desaprovecharía el talento de las personas. No obstante sí que tiene sentido para decisiones de más alto nivel, para intentar darle un enfoque más objetivo y dotarlas de un mayor nivel de transparencia, como por ejemplo, la selección de un proveedor, de un producto, de si se apuesta o no por presentarse a una determinada licitación pública, la selección de una arquitectura en un proyecto (cuando existen diversas posibilidades que podrían ser válidas), etc…

En este área de proceso, se definiría el alcance del mismo, los criterios y métodos/procedimientos de evaluación para cada una de las actividades o tareas que requirirían un proceso de análisis de la decisión, el procedimiento para identificar las posibles alternativas de solución, cómo realizar el proceso de evaluación de las mismas y de la selección de la más adecuada.

Una de las causas de fracaso más común en la implantación, puesta en marcha y explotación de los sistemas de información es la falsa creencia que los sistemas de información están por encima o resuelven problemas de carácter organizativo.

Si hay problemas de organización, de consolidación o unificación de los procesos difícilmente las va a solucionar un sistema de información, en el mejor de los casos servirá de apoyo (o excusa), pero poco más.

Es muy normal encontrarnos con este tipo de problemas en los sistemas de tramitación de expedientes en los que, por ejemplo, la tramitación de un determinado procedimiento se encuentra delegada en diferentes centros de trabajo, los cuales se encargan de trabajar con los expedientes relacionados con su zona.

Si el procedimiento de tramitación y documentación entre los diferentes centros no es uniforme y no existen unas normas claras y al detalle de que las tareas deben realizarse de una determinada manera, el problema llegará al sistema de información ya que cada cual querrá seguir trabajando como hasta ahora, algo que será incompatible con una aplicación que lo que pretende es homogeneizar procedimientos de trabajo.

Aquellos centros de trabajo que hayan intervenido más directamente en la definición del sistema o que la solución implementada se aproxime más a su forma de trabajar probablemente acogerán la aplicación de mayor agrado, mientras que en el resto el proceso de implantación será más costoso, en otros deficiente, cuando no inexistente.

Un factor de riesgo a analizar cuando se vaya a desarrollar un sistema de información es si el proceso o procesos que se van a informatizar están consolidados en la organización y se trabaja de homogénea (o si la solución a implementar se va a consolidar durante el proceso de desarrollo). Si no existe voluntad de hacerlo o se cree que existe esa homogeneización, pero la realidad es otra, lo mejor es no realizar la aplicación o tener en cuenta este aspecto en las especificaciones del sistema, ya que el mismo requerirá un importante grado de flexibilidad.

Por regla general nos encontramos con que en muchas organizaciones existen procedimientos que se dictan como reglas generales y que después al no estar suficientemente detallados son interpretados de diferente forma en función de quien lo esté aplicando.

No tener homogeneizado un mismo procedimiento en toda la organización es tremendamente improductivo, además de no garantizar que ante una misma circunstancia todos actuén de la misma forma, lo cual provoca inseguridad jurídica si el procedimiento tiene repercusiones legales.

Si un procedimiento no está reglado en detalle y cada cual lo interpreta a su forma y además lleva mucho tiempo funcionando así, es tremendamente complicado plantear una solución homogénea si no es a través de una instrucción de la dirección de la organización. Por tanto, la homogeneización procedimental requiere sin duda el apoyo de la alta dirección de la organización, la cual debe ser consciente de que si quiere eficiencia debe tomar medidas para conseguirlo.

Además de la instrucción que describa con detalle cómo es el procedimiento y que obligue a hacerlo como se indica es necesario un proceso de gestión del cambio para que todos los implicados comprendan cómo se debe ejecutar el procedimiento y entiendan lo necesario e importante que era el proceso de homogeneización de procedimientos.