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Archivo de la etiqueta: Oficina Virtual

¿Cuánto dinero ha costado que prácticamente cada Administración Estatal, Autonómica, Provincial o Municipal tenga una solución de Oficina Virtual y servicios de autenticación y firma electrónica?.

¿Tiene sentido ese gasto?, ¿qué beneficios proporciona esa fragmentación?.

Ese gasto (muchos millones de euros) está muy lejos de ser justificados con los más que mediocres resultados que se están obteniendo con la Administración electrónica.

Y lo peor es que no se trata de un gasto realizado de una sola vez, después hay que mantener toda esa infraestructura, por lo que se están “pagando intereses” por ese motivo.

Esa fragmentación es además tecnológica, por lo que lo que funciona en mi relación administrativa con una determinada Administración no tiene por qué funcionar con otra (aunque esté en el otro lado de la calle).

Esta fragmentación es el resultado de esa velocidad desbocada que cogió la implantación de la Administración Electrónica donde sin la existencia de un plan, cada uno hizo la guerra por su cuenta.

¿La solución? No es fácil, teniendo en cuenta todo lo que hay ya implantado. Desde mi punto de vista se debería tender a servicios de Oficina Virtual y de autenticación y firma electrónica en nubes que engloben a conjuntos de órganos administrativos, por ejemplo, en el caso de una Comunidad Autónoma una sola Oficina Virtual y un solo servicio de autenticación y firma electrónica para todas sus Consejerías (yo incluso iría más allá e intentaría arbitrar las medidas oportunas para que todas sus Diputaciones y Municipios la utilizasen).

Hablo de nube, no de una solución técnica que sea común y después se implante en cada sitio (para mi eso no soluciona nada y el único ahorro que tiene es no desarrollar de cero ese producto, pero que después termina siendo una utopía porque después vienen las personalizaciones, actualizaciones, etc… que al cabo de un par de años da lugar a una infraestructura fragmentada).

¿Y la integración de esas Oficinas Virtuales con los backends que probablemente estén implantados en las infraestructuras de cada entidad administrativa? Respondo con otra pregunta, ¿acaso es eso un millonésima parte más caro o complejo que mantener las infraestructuras actuales?.

¿Por qué no termina de arrancar la administración electrónica? La respuesta es compleja y en los siguientes artículos voy a comentar algunos factores que, desde mi punto de vista, tienen gran influencia.

No obstante antes de entrar a analizar esos factores es importante poner sobre la mesa una realidad (al menos para mi) y no es otra de que las expectativas puestas en la administración electrónica eran demasiadas, se disparó la inversión y se empezaron a hacer leyes sin tener en cuenta el contexto real en el que nos encontramos.

Las Administraciones Públicas se lanzaron a montar oficinas virtuales, aplicaciones que en tenían en sí una oficina virtual embebida, a contratar sistemas de autenticación y firma electrónica y todo con poco orden y concierto. El fin evidentemente era positivo pero las acciones para llegar a ese fin no.

¿Por qué digo demasiadas expectativas? Pues porque se pensaba que a base de dinero se conseguiría una implantación eficaz de la misma y no ha sido así. Se han conseguido resultados, es evidente, pero ¿están acordes a la inversión realizada?.

No quiero que entendáis que estoy en contra de la Administración Electrónica, antes al contrario, soy un defensor a ultranza de la misma y lo que critico es cómo se han hecho las cosas, se ha ido a un ritmo de 1000 km/h cuando en realidad se hubiera requerido un ritmo inferior y que hubiera conseguido unos resultados como mínimo similares y con una inversión mucho menor.

Hace unos días, mantuvimos un interesante debate entre cinco personas sobre si sería una buena solución incluir el alta de expedientes en la misma aplicación que se utiliza como Oficina Virtual dentro del ámbito de mi organización o lo que es lo mismo, eliminar el alta de expedientes de las aplicaciones y trasladar esa gestión a la Oficina Virtual.

De todas las personas había cuatro que eran proclives a que sí, que sería interesante y una que no, yo, que no lo consideraba adecuado.

Como es es mi blog, defenderé mi punto de vista :-).

Ellos basaban su argumentación en que si la aplicación tiene alta de expedientes y en la ventanilla electrónica está el mismo formulario de alta de expedientes hay que realizar doble mantenimiento en el caso de que haya que tocar el alta de expedientes.

En el fondo la argumentación no es mala, pero tiene varias lagunas:

1) No tiene en cuenta a procedimientos iniciados por Oficio y aunque la solución los podría contemplar, resulta un poco raro acudir a una Oficina Virtual destinada originalmente para la recepción telemática de solicitudes del ciudadano, para iniciar este tipo de expedientes.

2) Se han centrado en un caso muy concreto de ejemplo en el que la grabación de solicitudes lo ha realizado un equipo de grabadores y que no tienen nada que ver con las personas que posteriormente van a tramitar el expediente. Lo normal, al menos en los procedimientos que yo conozco es que la persona que realiza el alta sea la misma persona que realiza los primeros trámites en el expediente, por lo que le obligaría necesariamente a utilizar dos herramientas, una para realizar el alta y otra para realizar la tramitación del expediente que acaba de crear. Existen soluciones para intentar que el tránsito entre las herramientas sea muy suave, pero no deja de ser una chapuza, independientemente de que gigantes del negocio de Internet planteen soluciones similares pero para problemáticas diferentes.

3) Se delega en una herramienta todo el proceso de creación de expedientes de una organización (por lo menos esa es la idea final) convirtiéndose en un punto crítico que además requiere una buena infraestructura de recursos hardware para proporcionar un servicio medianamente en condiciones.

4) Otro argumento es que la creación centralizada de solicitudes (o altas de expedientes) a través de herramientas de construcción rápida de formularios se fomentaría y simplificaría a través de un punto único en el que residan esos formularios. El argumento no es malo, pero insuficiente ya que existirían otras posibles estrategias para fomentar esa estrategia sin necesidad de ir a la solución del gran núcleo de creación de expedientes de la organización.

En el debate salieron algunos temas colaterales, entre los cuales destaco el que se centró en si se debería fomentar la creación de solicitudes simples o la creación de solicitudes que después faciliten la realización de tareas automáticas en la tramitación de los expedientes o bien que ahorren trabajo a los instructores. Aqui el resultado volvió a ser 4 a 1 a favor de los que eran partidarios de la creación de solicitudes más pesadas, los argumentos que utilizaron fueron:

1) Todo el mundo lo está haciendo así.

2) Ahorra trabajo y sería impensable la tramitación de algunos procedimientos si no se inicia con parte de la información ya incorporada en la herramienta y si no se automatizan determinadas tareas.

Mis argumentos fueron:

1) Cuanto más simples sean las solicitudes de entrada más se favorecerá la presentación telemática de las mismas.

Cuando digo simple, digo simple, es decir que si hace falta que el ciudadano grabe manualmente algún dato, entra dentro del concepto de simplicidad. Lo que no veo nada claro es que el ciudadano prácticamente tenga que hacer un master para presentar una solicitud.

2) No creo que sea muy positivo la proliferación de solicitudes diferentes sobre materias parecidas, ya que esto puede provocar confusión al solicitante. Lo mejor es que haya una base de ingeniería previa sólida que intente unificar los formularios de solicitud sobre materias semejantes en lugar de ir por el camino más rápido y que es que cada cual resuelva el problema por su cuenta.

2) Independientemente de si te presentan mascados gran parte de la información del expediente, en la instrucción del mismo hay que verificar (o habría que verificar) si la información incorporada es buena o no y eso hay que hacerlo en todos los expedientes uno por uno, por lo que la automatización de actuaciones puede ayudar, pero no evita la realización de actividades que necesariamente tienen un marcado componente humano.

Se trataron otros temas, alguno de ellos los postearé más adelante.