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Archivo de la etiqueta: overhead

Cuando se quieren hacer más tareas que presupuesto en un proyecto se empieza a incrementar de manera desorbitada el tiempo dedicado a la gestión, el cual tiene un efecto paradójico, ya que se trata de gestionar para minimizar conflictos, modular expectativas, buscar soluciones a través de reducción de alcance, simplificación de soluciones, etc…, el cual suele tener un coste superior al beneficio que produce.

No digo que no se deban hacer, pero en muchos casos no van a solucionar el problema de fondo y finalmente lo que se obtendrá es un producto que no suele dejar satisfecho a nadie, en primer lugar a los usuarios/cliente que verán recortado el alcance esperado, con más defectos y con un código de peor calidad y en segundo lugar el proveedor que no solo verá desgastada su imagen con respecto al cliente (que tal vez pierda) sino que tendrá unos resultados económicos en el proyecto peores de lo esperado.

La solución pasa por alcanzar un nuevo acuerdo presupuestario sin que ello suponga que se deje de lado el análisis de por qué se ha llegado a esta situación: podría ir desde una estimación inicial incorrecta, mayor complejidad de la esperada, nuevos requerimientos, menos productividad de la deseable y la suma de algunos de estos factores junto a otros.

La microgestión o gestión orientada al detalle tiene un importante overhead tanto por parte de quiénes realizan las tareas como por parte de quien las supervisa. Trabajar de esta manera requiere una gran disciplina de manera que solo se tiene actualizado el estado de las tareas si quienes se encargan de su ejecución tienen muy asimilada esta forma de trabajar.

Otro inconveniente importante es que se crea un contexto de escasa flexibilidad ya que los objetivos se equivocan: lo importante es realizar las tareas asignadas a tiempo sean o no lo que convenga al proyecto o aunque hayan cambiado las circunstancias. ¿Que no hay problemas en cambiar la planificación? Pues nada, a actualizar se ha dicho y el tiempo invertido en ese ajuste dependerá del cambio realizado en la planificación y de la cantidad de trabajo planificado. Este trabajo es a veces tan ingente que con tal de no tener que hacerlo se realiza la tarea y punto.

Pero de todos los posibles inconvenientes el más significativo y con diferencia es que la microgestión no se lleva bien por las circunstancias indicadas: excesivo overhead y falta de flexibilidad con una situación de incertidumbre como rodea a los proyectos de desarrollo de software.

No se trata de no saber qué es lo que se va a hacer hoy o de que podamos seguir como va evolucionando el proyecto pero la verificación del cumplimiento de los objetivos se debe realizar a más largo plazo, ¿cuánto? dependerá del contexto de la actividad, de la tarea o del proyecto.

Con la microgestión se crea una falsa sensación de control: “tengo todo planificado, al detalle, si surge un imprevisto siempre podré reaccionar a tiempo porque sé como va todo y qué está haciendo cada uno”, ¿alguien se cree que de esta forma se tiene un mayor control? Yo no digo que no, dependerá del gestor y del equipo, pero lo que no creo es que de esta manera se responda mejor al cambio, es decir, no creo que el esfuerzo que requiere (y si la gente es sincera indicando el estado real de las tareas) merezca los resultados que, por regla general, va a ofrecer.