Revisa tus procesos

Una recomendación que hago es que las organizaciones revisen sus procesos y procedimientos cada cierto tiempo. No digo que se haga todos los años, pero sí cada cierto tiempo y que se haga el análisis desde una visión crítica, buscando siempre simplificar los mismos, porque tras su simplificación vendrá un incremento de su eficiencia.

Se debe buscar siempre mejorar, porque siempre se puede mejorar. En un mercado tan competitivo, la diferencia puede estar en ser más ágil y eficiente que los adversarios.

Agilidad y eficiencia se entiende como algo externo a la existencia de procesos y procedimientos y eso desde mi punto de vista es un error, ya que el fallo precisamente está en que no existan ya que se perdería el control, las referencias en la calidad de los servicios y los productos y la capacidad de medir y comparar, perdiendo objetividad y ganando en subjetividad.

Las metodologías y procedimientos marcan la diferencia

Para la mayoría de nosotros, las palabras metodología y procedimiento suenan a algo pesado, a burocracia y a tareas innecesarias que nos distraen de los que entendemos que son nuestros objetivos finales en los proyectos.

De hecho cuando comencé a trabajar en esto del desarrollo de software mi visión era la que acabo de describir y, si cabe, todavía más extrema.

Sin embargo, con el paso de los años (aunque todavía no han pasado demasiados desde que comencé a trabajar) me he dado cuenta de que es necesario que exista un cierto orden en todo el proceso de desarrollo de software: desde la concepción del proyecto, pasando por su desarrollo, mantenimiento y finalización de su ciclo de vida. Además es necesario que también exista un cierto orden en todo lo que rodea a dicho proceso: gestión comercial, gestión económica, gestión de recursos humanos, gestión de compras, gestión de sistemas físicos e infraestructura, etc…

Este orden lo marca el seguimiento de metodologías y procedimientos, que permitan establecer un camino a seguir en los mismos. La selección de malas metodologías y procedimientos, producirán el mismo efecto o incluso un efecto más negativo que la no utilización de las mismas. ¿Cuándo una metodología o un procedimiento no es acertado? Cuando no es acorde con la realidad de la organización, por ejemplo, unas metodologías y unos procedimientos muy rigurososo, para una entidad que no está preparada para ellos, traerá consigo que caigan en desuso o que se apliquen mal. Las metodologías y procedimientos se tienen que implantar poco a poco, empezando por algunas áreas y extendiéndose progresivamente a las demás y a partir de ahí tratar de mejorar poco a poco las mismos.

Las metodologías y procedimientos no tienen por qué ser pesados, de hecho no deberían serlo, cierto es que algunas reglas pueden ser más estrictas que otras, pero en conjunto y como he comentado lo que tienen que hacer es marcar un camino y que la anchura del mismo sea el justo medio de lo que es la realidad de la organización y de lo que necesita.

¿Cuál es la diferencia en mi opinión entre las empresas grandes y pequeñas de desarrollo de software? Pues en algunos aspectos ganan unas y en otros aspectos ganan las otras. En lo que respecta a las empresas grandes, por regla general, determinadas áreas críticas, como la gestión comercial, gestión económica-financiera, gestión de recursos humanos, están perfectamente procedimentadas, porque han tomado consciencia de que si estas tareas están controladas y organizadas, ponen a disposición del resto de la empresa los ingredientes necesarios para poder hacer un buen plato (como es lógico, se necesitan buenos cocineros después para que salgan así). También es cierto que tener esas áreas tan controladas y organizadas, requieren un mayor coste de estructura, ya que se necesitan de personal cuyas funciones y objetivos principales sean esas y esto es más fácil de asumir por empresas grandes que por otras más chicas (no obstante, la clave es tener procedimientos acordes a la realidad de lo que la empresa es). En lo que respecta a las empresas más pequeñas, su fuerte es que los procesos relacionados con el desarrollo de software están mejor procedimentados y es mucho más fácil además controlar esto (el software generado es más consistente, más parecido entre proyectos, es más fácil reutilizar código, etc…). Al final lo que suele suceder con las empresas grandes en lo que al desarrollo de software se refiere es que funcionan, como si estuvieran formadas por un conjunto de empresas chicas, cada una a su aire, en función de a la línea de negocio a que se dediquen o incluso en función del proyecto en el que están participando.

Evidentemente, lo que acabo de contar es una generalización y como todas las generalizaciones, me dejaré muchos casos que no cumplan, ni de cerca, lo que he comentado. Además, cualquier empresa tiene en su mano romper lo que acabo de decir y además de forma sencilla, lo único que se necesitará es tener paciencia porque puede llevar su tiempo y creer realmente en que un cambio en la manera de hacer las cosas, en aquellos aspectos que se consideran que son susceptibles de mejorar, pueden producir importantes cambios que sean beneficiosos para la organización.

Procedimientos

Demasiadas veces se confunde procedimientos con burocracia. La burocracia puede llegar por varios factores, procedimientos demasiado complejos o demasiado celo en el cumplimiento estricto del procedimiento (en este segundo caso el problema no es el procedimiento, sino las personas).

Cada vez soy más partidario de que existan procedimientos, creo que es la forma menos mala de que haya un orden y en consecuencia haya menos arbitrariedad, aunque para ello se debe renunciar a algo de flexibilidad.

Los procedimientos describen situaciones, delimitan competencias y generan obligaciones, lo cual en muchos casos evita problemas y reduce malos entendidos, ya que por lo menos establece un marco de referencia. Y además permiten medir, algo que me antoja fundamental si se quiere mejorar en la organización.

Homogeneización de procedimientos

Por regla general nos encontramos con que en muchas organizaciones existen procedimientos que se dictan como reglas generales y que después al no estar suficientemente detallados son interpretados de diferente forma en función de quien lo esté aplicando.

No tener homogeneizado un mismo procedimiento en toda la organización es tremendamente improductivo, además de no garantizar que ante una misma circunstancia todos actuén de la misma forma, lo cual provoca inseguridad jurídica si el procedimiento tiene repercusiones legales.

Si un procedimiento no está reglado en detalle y cada cual lo interpreta a su forma y además lleva mucho tiempo funcionando así, es tremendamente complicado plantear una solución homogénea si no es a través de una instrucción de la dirección de la organización. Por tanto, la homogeneización procedimental requiere sin duda el apoyo de la alta dirección de la organización, la cual debe ser consciente de que si quiere eficiencia debe tomar medidas para conseguirlo.

Además de la instrucción que describa con detalle cómo es el procedimiento y que obligue a hacerlo como se indica es necesario un proceso de gestión del cambio para que todos los implicados comprendan cómo se debe ejecutar el procedimiento y entiendan lo necesario e importante que era el proceso de homogeneización de procedimientos.