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Archivo de la etiqueta: Regla de los dos minutos.

Sin olvidar de la eficacia de la Regla de los dos minutos, la cual intento aplicar siempre que puedo, hay otra regla que estoy también intentando de poner en marcha y es la agrupación de la realización de tareas de corta duración en tandas.

Esta agrupación en tandas disminuye el overhead, ya que si por ejemplo para realizar esas tareas tienes que abrir un software específico, lo abres una vez, realizas las tareas y lo cierras, no que de la otra forma, además del coste en tiempo del cambio de contexto, está el coste de acceder al programa, buscar las pantallas que te permiten realizar esa tarea y después por último cerrarlo.

No es un concepto incompatible con la Regla de los dos minutos, ya que siempre van a surgir tareas de corta duración no susceptibles de ser agrupadas en tandas y que lo mejor es quitárselas cuanto antes de encima.

Una manera muy sencilla de empezar con la aplicación de las tandas es la creación de filtros de correo específicos de determinadas temáticas que te llegan al mismo y que suponen la realización de una tarea o bien su lectura (al tratarse de temás comunes la simple lectura de los mismos, se efectuará de manera más rápida y facilitará su comprensión y la asociación de ideas).

El problema de aplicar las tandas, sobre todo si esperamos a que se acumulen es que siempre podemos pensar que hay algo importante y urgente que podemos dejar de realizar a tiempo. Eso es posible, pero todo dependerá del tipo de tareas que elijamos tratar por tandas y de la confianza y experiencia que poco a poco vayamos cogiendo en el método, lo que permitirá por un lado seleccionar adecuadamente qué aspectos tratamos por tandas, qué cantidad de esas tareas podemos acumular con un umbral de riesgo razonable y sobre todo, darnos cuenta también, de que una buena parte de las tareas no requieren una solución inmediata o a muy corto plazo.

Dentro de la gestión del tiempo y de la productividad, existe una regla denominada “Regla de los dos minutos” que dice que toda aquella tarea que llegue, cuyo tiempo estimado de ejecución sea de dos minutos o inferior, se realice de forma inmediata, ya que el coste de mantener dicha tarea en el listado de pendientes es superior al coste que tendría su ejecución al instante. Además, nos da la sensación de avance en el trabajo, un intangible que ayuda muy mucho a nuestra productividad personal.

La regla de los dos minutos es muy simple y trato de ejecutarla siempre que me es posible y los resultados están siendo satisfactorios.

Como acabo de comentar mantener una tarea en el listado de pendientes (ya sea este listado físico, digital o mental) tiene un overhead, que es la suma de una serie de tiempos (algunos, en función de la tarea, pueden no existir o ser poco significativos): el tiempo de anotación de la tarea, el tiempo que se necesite para reorganizar o repriorizar la tarea conforme vayan llegando otras, el tiempo que mentalmente se dedica a dar vueltas a esa tarea que todavía no se ha ejecutado, el tiempo que se requiere para contestar a aquellas personas que demandan la realización de la tarea o preguntan por la misma, etc…

Estos tiempos pueden hacer que en muchos casos el overhead supere incluso al tiempo que se requiere para realizar la tarea. Por eso, independientemente de que exista una regla muy probada y que por tanto produce buenos resultados, como es la de los dos minutos, es conveniente, siempre que sea posible, dar salida con la mayor celeridad posible a aquellas tareas que tengan corta duración o bien que teniendo una duración mayor llevan mucho tiempo encoladas.