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Archivo de la etiqueta: reunión

Tener reuniones en las que salen de manera sistemática ciertos problemas que habría que solucionar (ya sea en el proyecto, en el equipo de proyecto, entre los stakeholders, en el departamento, etc…) y en las que la única conclusión que se saca es que, efectivamente, algo hay que hacer, pero donde no se concretan cuáles son las medidas a realizar, quiénes se van a encargar de ellas, qué plazo se fijan y cómo se va a hacer un seguimiento de las mismas.

Es algo demasiado frecuente, ¿verdad?. Lo peor de todo no es que no se definan actuaciones sino que habrás quienes crean que realmente la reunión o la charla ha servido para algo, lo que hará que este antipatrón se vuelva a repetir una y otra vez.

Creo que es muy importante tener con frecuencia reuniones de seguimiento de proyectos ya sea a una banda: proveedor-proveedor, cliente-cliente, usuario-usuario (considero fundamental que en los proyectos haya también reuniones internas, sobre todo las proveedor-proveedor para que los responsables de esa línea de la empresa sepa cómo va el proyecto y las cliente-cliente, para que el responsable del área de desarrollo pueda conocier también el estado de ejecución del mismo), dos bandas: cliente-proveedor, cliente-usuario o a tres bandas: cliente-proveedor-usuario. La frecuencia exacta la dictarán varios factores: la complejidad y fase del proyecto, las características de los interlocutores por parte del cliente, proveedor y usuario, etc…

Eso sí, hay que huir del reunirse por reunirse e intentar poquito a poco encontrar la frecuencia idónea de estas reuniones de seguimiento. Creo que una buena fórmula consiste en plantear objetivos de una reunión a otra y realizar en ellas una revisión de esos objetivos, el planteamiento de nuevos objetivos y dar la posibilidad de que se resuelvan dudas y se fomente el diálogo.

Estas reuniones, además de para tomar el pulso a los proyectos por parte de todos los agentes que intervienen en los mismos, resulta esencial para conseguir una buena comunicación entre todos ellos, algo que considero fundamental para la buena en marcha del proyecto.

Tengo la suerte de participar en un proyecto en el que la Directora Usuaria, los usuarios, los responsables de generación de información alfanumérica, cartográfica y documental, la empresa desarrolladora de software y la dirección técnica del proyecto, vamos todos a una para que el proyecto vaya adelante, cada vez mejor y prácticamente imparable.

Ha sido muy importante que se involucre al nivel que se ha involucrado la directora usuaria, que siendo una persona treméndamente ocupada, reserva siempre una mañana al mes para participar en una macroreunión que no dura menos de cuatro horas para realizar el seguimiento del proyecto y establecer las bases del futuro trabajo. En mi opinión, demuestra que esta persona es muy inteligente y muy válida, además de darle una consideración a la informática y tener unas miras y visión de futuro, que se lo he visto a pocas personas en su posición.

La dinámica de la reunión es que se revisan uno a uno y en profundidad cada uno de los objetivos marcados en la reunión anterior, estableciéndose un diálogo entre de cada una de las personas que participan en la reunión (unas doce personas), las cuales tratan de aclarar todos los posibles conceptos sobre los que pueda haber un resquicio de duda. También se aprovecha para comentar cualquier aspecto importante en el proyecto o relacionado con él, no contemplado en el listado de objetivos. Por último se pacta entre las partes los objetivos a cumplir para la siguiente reunión.

Ese proyecto que es grande de por sí, forma parte de otro concepto mucho más grande. Si en todos los subproyectos de ese gran proyecto central tuviéramos una participación tan importante del director usuario, las cosas rodarían muchos más fáciles, alcanzaríamos objetivos antes y se mejoraría la eficiencia del trabajo realizado.