La implantación de procedimientos dentro de un departamento de desarrollo de software produce beneficios y por tanto un retorno de la inversión.
El principal inconveniente que encuentra es la reticencia del personal a cumplirlos ya que en su mayoría piensan que toda esa burocracia es una pérdida de tiempo.
El primer error es pensar que se trata de burocracia o por lo menos en el sentido negativo en el que se suele entender ese término, obligarte a seguir una serie de pasos para realizar determinadas acciones no es burocracia, son procedimientos. Esto no quita que el diseño de los procedimientos deba ir acorde con las posibilidades que tiene el departamento, si se va más allá de lo que se puede abarcar, estamos ante una situación contraproducente (no se terminarán por seguir los procedimientos y además se producirá una reducción de la eficiencia).
No es necesario empezar a procedimentarlo todo de la noche a la mañana. Lo mejor es ir poco a poco, que el personal se vaya acostumbrando a esta otra forma de trabajar, más ordenada, que permite, por todos, una mayor control de las acciones que se realizan.
Los procedimientos irán acompañados de herramientas (o por lo menos es aconsejable). En mi organización los procedimientos internos del departamento de desarrollo y nuestra interacción con el resto de departamentos del área TIC se realizan básicamente con 5 herramientas:
– Un Service Desk como componente que integra todo el conjunto de incidencias y peticiones en producción.
– Redmine como sistema de gestión de proyectos: planificación de tareas e interfaz con el repositorio documental (en nuestro caso Alfresco, aunque perfectamente se podría haber utilizado la propia herramienta como gestor documental).
– Alfresco, como repositorio documental.
– Mantis para el reporte de incidencias en la fase de pruebas de la aplicación.
– Una software de agenda compartida, para la gestión de nuestras citas y reuniones.
Como comenté antes, no se trató de implantar un conjunto de procedimientos de la noche a la mañana, sino que se hizo paulatinamente, asimismo no todas las herramientas se implantaron a la vez, ni el grado de uso de las mismas fue intenso desde el primer momento. Ha sido el tiempo y también determinadas decisiones de los responsables de informática los que han consolidado los procedimientos y las herramientas.
No son las únicas herramientas que utilizamos en el departamento de desarrollo ya que la realización de determinados procesos, requieren de otras herramientas complementarias que nos aportan, además una serie de ventajas:
– Subversion: Como sistema de gestión de fuentes y sus versiones.
– Artifactory: Como repositorio de librerías dependientes.
– Hudson: Para la automatización del proceso de compilación, generación del desplegable e interacción con Sonar (tenemos previsto próximamente el uso de Hudson para realizar el despliegue completo de una aplicación).
– Sonar: Para el análisis estático de código.
– Enterprise Architect: Diseño de modelos (requisitos, casos de uso, etc…) y de documentación a partir de los mismos.
Como he comentado antes, los procedimientos requieren herramientas y las herramientas procedimientos, los unos sin los otros no terminan por producir buenos resultados.
Los procedimientos deben estar por escrito y ser dados a conocer por quienes los tienen que cumplir y se debe hacer un seguimiento de su implantación, por lo menos hasta que se consiga que la organización asimile la nueva dinámica de funcionamiento.
¿Por dónde se empieza? Supongamos que ya tenemos definida una dinámica de trabajo en cuanto al propio proceso de codificación de software, si no es así, ese debe ser el inicio (es decir, habría que establecer un framework de desarrollo, la selección de un IDE, de un sistema de gestión de versiones, una herramienta de integración continua, etc…, unos entornos de preentrega, un sistema de atención interna de dudas, sugerencias, etc… en el proceso de desarrollo (así como la persistencia de aquellas que sean más interesantes, para permitir la consulta futura), etc…
A partir de ahí, el siguiente paso debe ser controlar hacia dónde se enfoca la dedicación de los empleados, lo que hace necesario la existencia de una herramienta de imputación horaria. Esta gestión de incurridos es fundamental si la función principal de tu organización es la prestación de servicios a terceros. En el caso de mi organización no tenemos ninguna herramienta de esas características porque somos principalmente clientes de los trabajos (lo que ha hecho que no sea algo prioritario).
A continuación se debe trabajar en la gestión de las entradas de incidencias y peticiones por parte de terceros, así como su planificación. De esta forma se consigue dar un orden al trabajo, saber qué esta haciendo cada cual en cada momento y poder planificar los recursos humanos en el tiempo, de manera que se reduzca el número de tiempos muertos y cada persona se utilice, en la medida que sea posible, en aquellos proyectos y actividades donde se pueda aprovechar de mejor manera su potencial.
Lo comentado en el párrafo anterior se puede hacer en paralelo, con la obligación de que cada reunión con un cliente tenga como resultado final un acta (siguiendo en la medida de lo posible un mismo formato y que se almacena de la misma forma para todos los proyectos), que además debe ser enviada a los mismos. Como podéis ver, estos procedimientos que no requieren gran esfuerzo implantarlos, producen beneficios innegables. Solo requiere pequeños cambios en algunas de las rutinas de los empleados (el desarrollo de software es mucho más que tener abierto Eclipse toda la jornada laboral).
Una vez llegado a este punto resulta recomendable integrar el sistema de imputación horaria con el sistema de planificación de proyectos para tener el tiempo real que se ha invertido en cada tarea.
Sabemos cuánto se ha presupuestado cada proyecto, cuánto se lleva invertido en cada uno y aproximadamente el grado de avance en los mismos. Con esas variables es posible conocer el estado de los costes de cada proyecto, algo fundamental para detectar desviaciones a tiempo y tomar medidas (de nada sirve detectar que hay problemas si no se toman decisiones al respecto).
¿Por dónde se sigue? A partir de aquí, entrarán en juego, las preferencias personales. En mi caso, yo potenciaría el establecimiento de una normativa documental en los desarrollos apoyada en una herramienta CASE. Los desarrolladores odian documentar, principalmente porque no se sabe documentar (duele, pero es la verdad) y porque no se tiene un procedimiento, técnica y mecánica para hacer que ese proceso «insufrible» sea menos doloroso, es decir, que haga que el proceso de documentación sea más eficiente y productivo. Si con documentación vas a tener problemas con el cliente de todas maneras, ya sabemos todos los problemas que se tiene cuando se carece de ella, donde al final el cliente meterá casi tantos goles por la escuadra como quiera, ya que él dispone de todas las cartas y tú de ninguna. Además, la documentación puede guiar el proceso de desarrollo, cuestión de acostumbrarse a trabajar con ella y además permite dar un acabado a los proyectos que puede dar lugar, en muchos casos, a marcar la diferencia entre un proveedor y otro.
¿No crees en los procedimientos? Prueba a implantar alguno, hazle un seguimiento y mide los resultados, lo mismo cambias de opinión.
Jummp 