En la Administración Pública (a partir de determinados importes) y no sólo en ella (ya que existen empresas privadas que también deciden en determinadas circunstancias la utilización de este tipo de estrategias), la contratación para la realización de un determinado servicio se realiza mediante procesos de concurrencia competitiva. Es decir, existirá una convocatoria, una descripción del trabajo a realizar, unas condiciones del contrato, unas características que tendrán que verificar los licitadores, unos criterios de puntuación, un plazo para presentar las ofertas, una relación de ofertas presentadas y una valoración de cada oferta por parte de un comité técnico del órgano contratante.
Muchas de las recomendaciones (me voy a centrar en las licitaciones de servicios TIC, pero pueden ser válidas la mayoría de ellas para otro tipo de licitaciones) que voy a indicar a continuación son de sentido común y son conocidas por la mayor parte de las personas que han participado alguna vez en un proceso de estas características (también de alguna u otra manera, he hecho referencia y analizado bastantes de ellas en mi blog en diferentes ocasiones), no obstante, no está de más recordarlas, ya que una cosa es que sepan y otra bien distinta que se apliquen o se puedan aplicar tal cuales (en unos casos porque no es nada sencillo aplicarlas y en otros porque simplemente se decide seguir otro tipo de estrategias o enfoques). Como trataré más adelante, no se trata de un proceso fácil, requiere mucho trabajo y dedicación y dependiendo de la naturaleza y tamaño de cada empresa, unas estrategias serán más factibles de seguir que otras:
– Obtener cuáles son los principales proveedores que tiene (la organización en general, el Departamento de Informática en particular y el Departamento que realiza la inversión (en el caso de que sea distinto del de Informática)) en el campo de las TIC y más concretamente los principales proveedores para el tipo de servicio que se va a contratar, conociendo los importes por los que se han adjudicado los contratos y el tanto por ciento de rebaja que aplicaron sobre el presupuesto base de licitación.
– Obtener la relación de empresas que participan en licitaciones en esas características, para esa organización y esos departamentos y conocer, como en el caso anterior, el tanto por ciento de rebaja que aplicaron al presupuesto base de licitación en los diferentes procesos en los que participaron.
Esta información está accesible en los distintos Boletines Oficiales en los cuales se publican los resultados de las licitaciones, en los perfiles del contratante y también a través de la asistencia a la mesa económica de una licitación.
– Conocer cómo se suelen desarrollar los proyectos informáticos en la organización (y más concretamente con los departamentos implicados: informática y el del usuario final (cuando éste no es el de informática), es decir, si suele haber problemas (y si existen cuáles suelen ser), si existe colaboración, etc…
– Conocer quiénes son los que tienen más peso a la hora de decidir la adjudicación de un determinado tipo de contrato, ya que no siempre son los Jefes los que toman esa decisión.
– Conocer qué es lo que más valora el equipo de personas que puntuarán las ofertas y cómo les gusta que se le presente la información de las mismas. Además es conveniente conocer en la medida de lo posible su nivel técnico, ya que eso condicionará bastante el lenguaje y el enfoque en el que debe redactarse la oferta. Esta información se puede conseguir en muchas ocasiones a posteriori, cuando tras la no adjudicación de un determinado concurso, se le solicita al licitador una reunión con el objeto de recabar información (siempre con buen talante y con buen rollo) sobre qué aspectos de la oferta han gustado y cuáles no (afinar en esto requerirá de muchas pruebas y error, por lo que mi recomendación (ya lo he comentado en más de una ocasión en este blog) es que cada vez que se pierda (o incluso que se gane) se solicite audiencia con el cliente con el objeto de ir mejorando futuras ofertas y de ir conociendo mejor a las personas que se encargan de valorar los diferentes concursos.
– Conocer con un nivel de detalle mayor que lo que especifica el pliego de prescripciones técnicas qué es lo que realmente quiere el cliente (no hay que olvidar que los pliegos, son un conjunto de ideas escritas en un papel y que resulta muy complicado plasmar todos los pensamientos de forma escrita, además de que en la mayoría de los casos son redactados con bastante antelación al momento en el que se inicia la licitación, por lo que se han podido producir circunstancias que varíen el enfoque propuesto en el pliego), por lo que siempre recomiendo que se intenten aclarar, con el mismo, todas las dudas que surjan. Por tanto, uniendo con lo que comenté en el párrafo anterior, es muy importante intentar reunirse con los clientes antes y después.
Continuará…
Jummp 