Licitaciones: Cuestión de trabajo, talento, información y estrategia III

Como es lógico conseguir la información a la que he hecho referencia en la relación de recomendaciones que acabo de realizar, en muchos casos, no es nada sencillo (en algunos casos será hasta prácticamente imposible obtener algunos datos o de llegar a un nivel de detalle relevante), requiere mucha disciplina, paciencia, protocolos internos que definan cómo recabar esta información y quiénes son los encargados de ir consiguiéndola (es decir, se requiere una organización interna y la dedicación de recursos y esfuerzo para ir reuniéndola y sobre todo tomárselo muy en serio y creer que esto va a servir para algo) y, además, en la mayoría de los casos se requerirá bastante tiempo recabarla (incluso años), independientemente de eso, tener un sistema (que la información esté en la cabeza de determinados individuos no es ni bueno para la organización, ya que si estos se van, se llevan el conocimiento con ellos (y lo que es peor, se lo entregan en bandeja a la competencia), ni para ellos mismos, ya que por mucho que se recuerden determinados tipos de información, salvo que se posea de una mente extremadamente privilegiada, es mediante el contraste de información subjetiva y objetiva utilizando como instrumento de apoyo herramientas que permitan su explotación y contraste, como realmente se consigue obtener información con un mayor nivel de precisión) donde almacenar esa información para consultarla y explotarla que esta sea accesible por el resto de personas de la organización que participen en la actividad comercial (incluidos, por supuesto, los responsables de definir las estrategias en este sentido) permitirá tener una importante base de conocimiento a la hora de enfocar la participación en un determinado proceso de licitación. Como he dicho se partirá de cero, pero poquito a poco, aumentando esta base de información y aplicando las estrategias necesarias, las posibilidades de equivocarse menos en la decisión de si interesa o no presentarse a según qué concursos, de valorar el riesgo económico que existe, de quiénes serán los principales rivales y su posible posicionamiento y estrategias, y en el enfoque general de la oferta se reducirán y con ello aumentarán las posibilidades de éxito en el proceso.

Además de lo anterior, la redacción de las ofertas requiere dedicación, experiencia, conocimientos, habilidad y capacidad de comunicación. Hacer una oferta siempre requiere bastante trabajo, pero hacer una buena oferta requerirá todavía más trabajo (por lo que es necesario darle a la redacción de ofertas la importancia que se merecen, ya que no se trata de una actividad más dentro de una organización, sino de una de las más importantes, ya que si no hay ventas, no hay negocio y si no hay negocio, no hay empresa), siendo recomendable que en cada una de ellas participe más de una persona (independientemente de que una de ellas sea la que lleve el grueso del trabajo), para realizar, como mínimo las tareas de revisión a las que hice referencia previamente.

Dado que la redacción de ofertas requieren gran esfuerzo, es importante priorizar si el número de concursos que hay en un momento dado de tiempo supera la capacidad de darles respuesta, a cuáles resulta más conveniente presentarse. Para incrementar dicha capacidad es necesario tener adelantado la mayor parte de trabajo posible, así como ir construyendo un repositorio de plantillas de ofertas orientadas a las distintas organizaciones de las que ya se va contando experiencia e información suficiente.

Puesto que el proceso de redacción de ofertas no es nada sencillo, es importante seleccionar adecuadamente quién se va encargar de cada una, debiéndose asignar aquellas ofertas más importantes a aquellas personas que mejor puedan hacerla.

También resulta necesario ir formando a las distintas personas a las que se les puede asignar redacción de ofertas, debiéndose entender que resultará prácticamente imposible que a la primera consigan hacer un gran trabajo, por eso es importante, que las ofertas se asignen en función de su complejidad e importancia (como comenté en el párrafo anterior), ser consciente que si se encarga una oferta a una persona con poca experiencia, habrá que reservar tiempo de personas con más experiencia para hacer la revisión y hacer junto con quienes la han elaborado las correcciones oportunas, explicándole los motivos. Cuantas más personas se tengan formadas (aunque tengan distinto nivel de experiencia y formación) para elaborar ofertas, mayor será el número de ellas en las que se podrá trabajar, por lo que será necesario tener la paciencia y dedicación necesaria para conseguirlo (aunque ello implique un sobreesfuerzo o incluso perder alguna oferta).

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